Verwerkingsregister, wanneer te gebruiken?

In een Verwerkingsregister inventariseert u alle groepen van persoonsgegevens die u in uw organisatie verwerkt.

Een Verwerkingsregister is een verplicht maar ook een handig instrument om stil te staan bij verwerking van persoonsgegevens.

Deze template kan door elke verwerker en verwerkingsverantwoordelijke gebruikt worden.  Het is geschikt voor zowel de KMO als grote bedrijven; voor zowel kleinschalige verwerkingen als heel uitgebreide waar veel (gevoelige) persoonsgegevens verwerkt worden.

Voor alle duidelijkheid; een Verwerkingsregister is niet een éénmalig op te stellen documentje om daarna ergens onder in een schuif te belanden maar is een never ending story dat voortdurende bijwerking vereist!

Wat regelt verwerkingsregister?

Een verwerkingsregister is voor elke verwerkingsverantwoordelijke én verwerker sedert de invoering van de GDPR/AVG een verplicht instrument.

Met een verwerkingsregister geef je antwoorden op oa. volgende vragen:

•     Welke groepen persoonsgegevens worden binnen de organisatie verwerkt
•     Voor welke doeleinden gebruikt u deze gegevens en zijn ze noodzakelijk om het doel te bereiken
•     Op welke grond verwerkt u persoonsgegevens
•     Heeft u voldoende veiligheden in uw bedrijfsprocessen ingelast
•     Wie verwerkt deze gegevens lastens u en heeft u met de verwerker een Verwerkingsovereenkomst opgesteld

Waarom heb je een verwerkingsregister nodig?

Je hebt een verwerkingsregister nodig zodra je aan 1 van de volgende voorwaarden voldoet:

•     de verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel
•     je verwerkt bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals medische gegevens, seksuele voorkeur of etnische afkomst)
•     je organisatie heeft 250 personen in dienst of meer
•     de verwerking van persoonsgegevens brengt een risico met zich mee voor de rechten en vrijheden van betrokkenen

Voldoe je aan 1 van de bovenstaande voorwaarden, dan ben je verplicht om een verwerkingsregister te hebben.  Zeker de eerste voorwaarde is cruciaal voor elke onderneming.  Elke onderneming verwerkt persoonsgegevens op een niet incidentele manier.

Met het gebruik van verwerkingsregister voorkom je dat:

•     je verwerking van persoonsgegevens op de juiste manier vast te leggen
•     een (hoge) boete te voorkomen

Hoe dit voorbeeld verwerkingsregister personaliseren?

•     Je download de Excel-template
•     Je personaliseert het document aan de hand van duidelijke instructies.
•     Bij twijfel kan je onze hulp inroepen

Het personaliseren duur ongeveer 5H.

Blijft het voorbeeld document up-to-date?

Al onze juridische documenten wordt steeds geüpdatet bij gewijzigde regelgeving of belangrijke rechtelijke uitspraken.

Je krijgt hiervan bericht en bestelt zo snel mogelijk het aangepast document.

In de abonnementen wordt het aangepaste document onmiddellijk ter beschikking gesteld en kan je er zonder meerkost direct mee aan de slag.