Verwerkersovereenkomst, wanneer te gebruiken?

Je doet zaken, dus grote kans dat je persoonsgegevens verwerkt.  Geef je deze gegevens door aan iemand die in uw naam deze gegevens gaat gebruiken (bv. marketingbureau, webdesigner, accountant, …), ben je verplicht met elke verwerker deze overeenkomst af te sluiten.

•     Je verwerkers kennen de grenzen waarbinnen ze gegevens mogen verwerken en de sancties wanneer ze dat niet doen
•     Jij riskeert geen sancties bij controle door de Gegevensbeschermingsautoriteit
•     Jij kan bij foutief gebruik van persoonsgegevens door de verwerker hem hierop aanspreken en uw aansprakelijkheid vastleggenWat regelt een verwerkersovereenkomst?

Naast de algemene bepalingen, zoals de gegevens van partijen, bevoegdheid en geschillen clausules, aansprakelijkheid en overmacht, worden in deze overeenkomst volgende afspraken gemaakt:

•     Welke gegevens er zullen verwerkt worden
•     Voor welke doeleinden deze mogen gebruikt worden en wat de verwerker er niet mee mag doen
•     Welke veiligheidsmaatregelen er moeten genomen worden afhankelijk van het soort gegevens
•     Welke diens aansprakelijkheden zijn bij misbruik, wat de sancties zijn en hoe u hiertegen gaat optreden
•     Welke acties de verwerker zal nemen ingeval een datalek zich voordoet

De template is voorzien van alle wettelijk verplichte vermeldingen en is voor jou herwerkt vanuit de door de Europese Commissie aanvaarde modelovereenkomst.

Waarom heb je een verwerkersovereenkomst nodig?

De inhoud van de verwerkersovereenkomst is door de GDPR/AVG vastgelegd.  Niet opnemen van een deze verplichte vermeldingen kan aanleiding geven tot boetes en andere sancties vermits de bescherming van persoonsgegevens daardoor onvoldoende gewaarborgd is.

Onder persoonsgegeven dien je te verstaan: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon waarbij als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

Een heel ruim begrip dus!

Onder verwerken moet je begrijpen: “een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.”

Laat je dus een verwerking van persoonsgegevens waarvoor jij verantwoordelijk bent door iemand anders uitvoeren dan sluit je altijd een verwerkersovereenkomst af.

Op het internet circuleren vele onvolledige verwerkersovereenkomsten.  Copy/past hiervan kan leiden tot fikse boetes of andere onaangename sancties van de gegevensbeschermingsautoriteit.  Deze boete kan oplopen tot 10 miljoen € bij herhaalde inbreuk.  Daarnaast kan je ook verplicht worden tot publicatie van de beslissing van de Gegevensbeschermingsautoriteit wat leidt tot enorme imagoschade voor je onderneming.

Hoe kan je dit voorbeeld verwerkersovereenkomst personaliseren?

•     Je download de Word-template
•     Je personaliseert het document aan de hand van duidelijke instructies.
•     Bij twijfel kan je onze hulp inroepen

Het personaliseren duur ongeveer 1H30′.

Blijft het voorbeeld document up-to-date?

Al onze juridische documenten wordt steeds geüpdatet bij gewijzigde regelgeving of belangrijke rechtelijke uitspraken.

Je krijgt hiervan bericht en bestelt zo snel mogelijk het aangepast document.

In de abonnementen wordt het aangepaste document onmiddellijk ter beschikking gesteld en kan je er zonder meerkost direct mee aan de slag.