Het gebruik van een GPS-systeem met geolocalisatie is aan strenge voorwaarden gebonden. Daarom biedt Easylegal een voorbeeld “Overeenkomst toezicht via geolocalisatie” aan, klaar voor download en eigen gebruik.

Voor wie is deze overeenkomst toezicht via geolocalisatie?

Wanneer je een systeem opzet om toezicht te houden op de uitvoering van de aan je werknemers toevertrouwde taken, moet dit toezicht gericht plaatsvinden en gerechtvaardigd worden

Zo zal een permanente controle met systematische uitlezing van de door het geolocalisatiesysteem geregistreerde gegevens, in principe disproportioneel zijn. Toch zijn er bepaalde situaties waarin een regelmatiger controle gerechtvaardigd kan zijn als die rechtstreeks verband houdt met de aard van de door de werknemer uit te voeren taken of om het beheer van bedrijfsvoertuigverplaatsingen te optimaliseren (verkopers, buitendiensttechnici). Maar zelfs dan mogen voertuigen niet continu worden gevolgd.

“Het systeem moet in ieder geval kunnen worden gedeactiveerd wanneer de werknemer het voertuig buiten de werktijden gebruikt.“

De verschillende aspecten van het toezicht via geolocalisatie zullen voorkomen in het arbeidsreglement dat van kracht is in de onderneming.

De werknemer moet ook instemmen met het toezichtsysteem via geolocalisatie en de verwerking van zijn persoonsgegevens in dit kader, behalve wanneer het toezicht via geolocalisatie bedoeld is om zijn veiligheid te garanderen.

Hiertoe sluit je een overeenkomst met elke individuele werknemer.

Wat regelt de overeenkomst toezicht via geolocalisatie?

De meeste bepalingen zijn reeds opgenomen in de bijlage bij het arbeidsreglement inzake het gebruik van GPS-tracking.  In de overeenkomst wordt uitdrukkelijk opgenomen dat deze bijlage mede ontvangen en aanvaard wordt door ondertekening van de overeenkomst toezicht via geolocalisatie.

Zo regelt de overeenkomst:

•     De doeleinden van de geolocalisatie
•     De toestemming van de werknemer
•     Uitdrukkelijke erkenning van ontvangst van de bijlage bij het arbeidsreglement

In de bijlage bij het arbeidsrecht inzake het gebruik van geolocalisatie systemen worden volgende bepalingen opgenomen:

•     de rechtsgrond voor de gegevensverwerking. In het geval van geolocalisatie is het waarschijnlijk een gerechtvaardigd belang van de onderneming of van derden;
•     wie gecontroleerd wordt;
•     de mate waarin er gecontroleerd wordt;
•     de doelen die door de controle worden nagestreefd;
•     de aard van de misstanden die tot een controle kunnen leiden;
•     de duur van de controle;
•     de verwerkte gegevens;
•     of de gegevens buiten de Europese Unie worden verzonden;
•     wat de rechten van de werknemer zijn, zoals het recht de gegevens te raadplegen, het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, het recht de verwerking van de gegevens te beperken, …;
•     de procedure die na de controle zal worden gevolgd.

Waarom is een overeenkomst toezicht via geolocalisatie nodig?

Simpelweg omdat het wettelijk verplicht is!

Geolocalisatie systemen verwerken persoonsgegevens van werknemers op een zulkdanige manier dat er toestemming voor vereist is.  Behalve wanneer het om de veiligheid van werknemers gaat.

“Het gebruik van GPS-tracking heeft een grote impact op de privacy van werknemers”

Je zal dus ten allen tijde de toestemming van je werknemer moeten verkrijgen.  Dit regel je met deze overeenkomst.

Hoe het voorbeeld document personaliseren?

•     Je download de Word-template
•     Je personaliseert het document aan de hand van duidelijke instructies.
•     Bij twijfel kan je onze hulp inroepen

Het personaliseren duur ongeveer 10′.

Blijft het document overeenkomst toezicht via geolocalisatie up-to-date?

Al onze juridische documenten wordt steeds geüpdatet bij gewijzigde regelgeving of belangrijke rechtelijke uitspraken.

Je krijgt hiervan bericht en bestelt zo snel mogelijk het aangepast document.

In de abonnementen wordt het aangepaste document onmiddellijk ter beschikking gesteld en kan je er zonder extra kost direct mee aan de slag.