Hoe werkt het?
Kies een template
Kies de template die je nodig hebt uit de 168 beschikbare modellen
Download en vul in
Download de template als word-document en pas de aangeduide tekst aan
Opslaan en bewerk
Je document is klaar voor gebruik. Je kan het altijd opnieuw bewerken en hergebruiken
Beleid structureel telewerk
€ 47,- (BTW incl.)
Laatste update: 05/04/2025
Direct beschikbaar en aanpasbaar
Thuiswerk is here to stay. Wat begon als een noodoplossing tijdens de pandemie, is uitgegroeid tot een vast onderdeel van onze werkcultuur. Maar waar het telewerken bleef, bleven de afspraken vaak vaag. Veel organisaties hebben vandaag nog steeds geen sluitend telewerkbeleid — en dat is een risico.
Wie betaalt de kosten voor internet en elektriciteit? Mag een werknemer zomaar thuiswerken? Wat als er een arbeidsongeval gebeurt aan de keukentafel? En mag je als werkgever eigenlijk controleren of iemand écht aan het werk is?
Zonder duidelijke regels ontstaat er ruimte voor misverstanden, conflicten en zelfs juridische problemen. Zowel voor werkgevers als werknemers is één ding duidelijk: telewerk werkt alleen als de afspraken helder zijn.
“Zonder duidelijke regels is telewerk een juridische mijnenveld, niet een moderne werkvorm.”
Hierna lees je wat een degelijk telewerkbeleid moet bevatten, waar je wettelijk rekening mee moet houden, en hoe je concrete en evenwichtige afspraken maakt die standhouden — op kantoor én vanop afstand.
Snel een Beleid structureel telewerk opstellen?
Andere namen
Thuiswerkbeleid
Work from home policy
Structureel thuiswerk
Beleid rond thuiswerken
Remote work policy
Telewerken wetgeving België
Hybrid work policy
Thuiswerkregeling
Wat is Telewerk?
Telewerk is meer dan gewoon thuiswerken. Volgens de Belgische wetgeving is telewerk een vorm van arbeid die structureel op afstand wordt verricht, buiten de bedrijfslocatie van de werkgever, met behulp van informatietechnologie (zoals computer, e-mail, internet, videoconferentie, enz.).
Structureel vs. occasioneel telewerk
Er wordt wettelijk een duidelijk onderscheid gemaakt tussen structureel telewerk en occasioneel telewerk:
1. Structureel telewerk
Dit is telewerk dat regelmatig en op vrijwillige basis gebeurt, bijvoorbeeld elke maandag en donderdag. De regels hiervoor zijn vastgelegd in de cao nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad. Bij structureel telewerk is een schriftelijke overeenkomst verplicht, waarin onder meer volgende zaken moeten worden geregeld:
De frequentie en dagen van telewerk
Bereikbaarheid en communicatie
Eventuele kostenvergoedingen
Regels rond veiligheid en gegevensbescherming
2. Occasioneel telewerk
Dit is telewerk dat onregelmatig en om uitzonderlijke redenen gebeurt, zoals een treinvertraging, een ziekenkind of een afspraak bij de dokter. De wettelijke basis hiervoor is artikel 22 van de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk (2017). Hier is geen individuele overeenkomst vereist, maar een algemeen kader in het arbeidsreglement of een cao is wel aangeraden.
Waarom dit onderscheid belangrijk is
Voor ondernemers is het belangrijk om te weten welk soort telewerk van toepassing is, want de juridische verplichtingen verschillen sterk. Structureel telewerk vraagt om duidelijke afspraken op papier. Bij occasioneel telewerk volstaat een kader, maar ook daar loont het om alles goed vast te leggen — al was het maar om discussies te vermijden.
| Kenmerk | Structureel Telewerk | Occasioneel Telewerk |
|---|---|---|
| Definitie | Regelmatig telewerk, vaak op afgesproken dagen. | Telewerk in uitzonderlijke gevallen (vb. ziekte, afspraak). |
| Frequentie | Vastgestelde, reguliere dagen (bv. 2 dagen per week). | Onregelmatig, afhankelijk van situatie. |
| Wettelijke basis | Cao nr. 85, Nationale Arbeidsraad (NAR). | Wet Werkbaar en Wendbaar Werk (2017), artikel 22. |
| Schriftelijke overeenkomst | Verplicht, specifieke afspraken over werktijden, kostenvergoeding, enz. | Geen schriftelijke overeenkomst verplicht. |
| Kostenvergoeding | Mogelijke vergoeding voor werkgerelateerde kosten (internet, elektriciteit, etc.). | Vaak geen kostenvergoeding, tenzij expliciet afgesproken. |
| Regels rond bereikbaarheid | Duidelijke afspraken over bereikbaarheid en werktijden. | Flexibeler, maar afhankelijk van de situatie. |
| Aansprakelijkheid bij ongeval | Zelfde regels als op de werkvloer, mogelijk arbeidsongeval. | Minder duidelijk, maar de werknemer is beschermd als het werkgerelateerd is. |
| Voorwaarden | Duidelijke regels in arbeidsovereenkomst of cao. | Vaak gebaseerd op algemene afspraken of arbeidsreglement. |
| Vergoeding van apparatuur | Werkgever moet zorgen voor geschikte apparatuur. | Vaak geen verplichting voor werkgever om apparatuur te voorzien. |
| Juridische verplichtingen | Strengere naleving van wetgeving rond telewerk. | Flexibeler en informeler, maar wel een juridisch kader nodig. |
💡 Wist je dat…
Zelfs als je als werkgever niets op papier hebt gezet, kan een situatie van structureel telewerk stilzwijgend ontstaan — met alle gevolgen van dien.
Waarom een schriftelijk telewerkbeleid noodzakelijk is
Een telewerkbeleid is geen luxe of formaliteit. Het is een juridisch fundament én een praktisch instrument dat beschermt, verduidelijkt en vertrouwen schept — zowel voor werkgever als werknemer.
1. Juridische zekerheid
Zonder schriftelijke afspraken over telewerk kom je terecht in een grijze zone. Wie betaalt welke kosten? Hoe zit het met arbeidsongevallen thuis? Wanneer is iemand beschikbaar? Als deze zaken niet op papier staan, is het risico groot dat je als werkgever juridisch moeilijk kan optreden bij conflicten of misbruik.
Volgens cao nr. 85 is een schriftelijke overeenkomst verplicht bij structureel telewerk. Daarin moet onder meer staan:
Hoe vaak en op welke dagen er thuis wordt gewerkt
Hoe de bereikbaarheid geregeld is
Hoe de prestaties worden opgevolgd
Welke kosten (internet, laptop, ergonomie…) worden vergoed
Wat de afspraken zijn rond gegevensbescherming en vertrouwelijkheid
Een telewerkbeleid zorgt ervoor dat deze afspraken gecentraliseerd, transparant en uniform zijn binnen de organisatie.
2. Risicovermindering
Een werknemer die valt tijdens het thuiswerken kan dat in bepaalde gevallen inroepen als arbeidsongeval. Maar zonder een correct telewerkbeleid en duidelijke afspraken over werktijden en -plaats, ontstaat discussie. Met een goed opgesteld beleid ben je als werkgever beter beschermd tegen onvoorziene risico’s en aansprakelijkheid.
3. Heldere verwachtingen & efficiëntie
Een schriftelijk beleid biedt structuur: iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Denk aan:
Wanneer je beschikbaar moet zijn
Hoe en wanneer meetings doorgaan
Wat er verwacht wordt qua rapportering of prestaties
Dat voorkomt discussies, frustratie en vooral: verlies aan productiviteit.
4. Professionalisering van je organisatie
Een goed telewerkbeleid toont dat je als organisatie vooruit denkt. Het geeft blijk van een volwassen HR-aanpak en draagt bij aan het werkgeversimago. Zeker in tijden waarin flexibiliteit een troef is op de arbeidsmarkt.
Checklist: Is jouw organisatie telewerk-klaar?
Gebruik deze checklist om snel te evalueren of je organisatie juridisch én organisatorisch in orde is met telewerk. Elk punt bevat een kernvraag, context en praktische tip. Deze sectie is niet alleen handig voor HR en zaakvoerders, maar ook sterk SEO-gericht met zoektermen als telewerkbeleid, thuiswerkvergoeding en GDPR bij thuiswerk.
| Vragen | In orde? ✅ |
|---|---|
1. Heb je een schriftelijk telewerkbeleid of afspraken per werknemer? Een telewerkbeleid is wettelijk niet verplicht, maar sterk aanbevolen. Bij structureel telewerk is een schriftelijke overeenkomst per werknemer wél verplicht (cao nr. 85). | ☐ |
2. Is het duidelijk wie in aanmerking komt voor telewerk? Transparantie is cruciaal om discriminatie of scheeftrekking te vermijden. Definieer duidelijke criteria in je beleid: wie, wanneer, waarom. | ☐ |
| 3. Zijn de werkuren en bereikbaarheid vastgelegd? Afspraak over uren, beschikbaarheid en eventuele pauzes zijn essentieel om discussies of misbruik te vermijden. Zeker in het kader van arbeidsongevallen en controle. | ☐ |
| 4. Is er een regeling rond vergoeding van thuiswerk (kostenvergoeding)? Bied je een vergoeding aan voor internet, verwarming of bureaumateriaal? Zorg dan dat dit binnen de fiscale regels valt (forfaits RSZ-vrij van de RSZ). | ☐ |
| 5. Zijn er afspraken rond het gebruik en beheer van apparatuur? Wie voorziet laptop, scherm, headset…? En wat bij schade of verlies? Dit hoort thuis in een policy of individuele overeenkomst. | ☐ |
| 6. Heb je maatregelen genomen voor gegevensbescherming (GDPR)? Telewerkers moeten veilig omgaan met persoonsgegevens. Denk aan VPN, wachtwoorden, cloudtools, richtlijnen over privétoestellen. | ☐ |
| 7. Is er een kader voor controle en toezicht op telewerkers? Controle is toegestaan, maar moet proportioneel, transparant en GDPR-compliant zijn. Dit hoort thuis in het beleid of de arbeidsovereenkomst. | ☐ |
| 8. Zijn arbeidsongevallen tijdens telewerk juridisch afgedekt? Een telewerker is enkel verzekerd op de afgesproken werkplek én werkuren. Zorg dat dit correct vermeld staat in de overeenkomst. | ☐ |
| 9. Is het beleid afgestemd op de sectorale cao (indien van toepassing)? Sommige sectoren leggen bijkomende verplichtingen op rond telewerk. Check het paritair comité en stem je documenten daarop af. | ☐ |
| 10. Is er een aanspreekpunt of procedure bij vragen of incidenten? Telewerk vraagt opvolging: wie is verantwoordelijk voor IT, welzijn, juridische vragen? Duid dit aan in het beleid. |
“Twijfel je nog? Probeer ons gratis voorbeeld om een indruk te krijgen van hoe jouw telewerkbeleid eruit kan zien. Wil je meteen professioneel aan de slag? Kies voor onze premium voorbeeld beleid structureel telewerk, volledig conform de wetgeving.”
“Voor een complete en juridisch onderbouwde versie, bekijk onze premium voorbeelddocument.”
Het document rechtsgeldig maken
Maak je document
Maak je document door te kiezen wat voor uw concrete situatie van toepassing is en verwijder alle andere opties. Vul de gevraagde gegevens in. Assistentie kan via onze chat
Controleer je document
Controleer je document om er zeker van te zijn dat deze volledig aansluit bij uw behoefte. Bij twijfel kan je het document door een jurist laten nakijken.
Ondertekenen
Zorg dat alle partijen het document ondertekenen en maak het zo bindend voor iedereen
Sla het document op
Ieder van de partijen draagt er zorg voor het document zorgvuldig te bewaren
Wat moet er in een telewerkbeleid staan?
Een degelijk telewerkbeleid is helder, juridisch sluitend en aangepast aan de eigen organisatie. Het mag geen bundel vage intenties zijn, maar een concreet en toepasbaar document. Hieronder vind je de essentiële onderdelen die in een telewerkbeleid thuishoren, vooral bij structureel telewerk (zoals verplicht volgens cao nr. 85).
1. Toepassingsgebied
Voor wie geldt het telewerkbeleid? (Bepaalde functies, afdelingen, of iedereen?)
Wordt het structureel, occasioneel of beide geregeld?
Is deelname verplicht of vrijwillig?
2. Frequentie en organisatie
Op welke dagen mag of moet er thuisgewerkt worden?
Is er een maximum aantal telewerkdagen per week of maand?
Is vaste of flexibele telewerkplanning toegestaan?
3. Bereikbaarheid en werkuren
Wanneer moet de werknemer bereikbaar zijn?
Verwacht je aanwezigheid tijdens kantooruren of mag men flexibel werken?
Hoe verloopt de communicatie (e-mail, Teams, telefoon…)?
4. Controle en opvolging
Hoe gebeurt de opvolging van prestaties?
Wordt er gebruikgemaakt van tijdsregistratie of outputmeting?
Hoe wordt de vertrouwensband bewaakt zonder micromanagement?
5. Beschikbaarheid van materiaal
Wordt een laptop, scherm, headset of ergonomische stoel voorzien?
Wie staat in voor onderhoud, installatie of schade?
Mogen eigen toestellen gebruikt worden?
6. Kostenvergoeding
Wordt er een forfaitaire vergoeding voorzien voor internet, verwarming, elektriciteit?
Welke onkosten worden (niet) terugbetaald?
Hoe wordt dit praktisch geregeld?
💡 Voor structureel telewerk kan je onder bepaalde voorwaarden een onbelaste forfaitaire vergoeding toekennen (bijvoorbeeld via RSZ-richtlijnen).
7. Gegevensbescherming & vertrouwelijkheid
Hoe worden privacy en GDPR-regels nageleefd bij thuiswerken?
Welke afspraken gelden rond vertrouwelijke documenten?
Zijn er technische of organisatorische beveiligingsmaatregelen nodig?
8. Welzijn & preventie
Is de thuiswerkplek ergonomisch ingericht?
Welke rol speelt de preventieadviseur?
Hoe wordt psychosociaal welzijn opgevolgd (isolatie, stress…)?
9. Wijziging of beëindiging van het telewerk
Kan telewerk opgeschort of herzien worden?
Hoe gebeurt dit? En met welke opzegtermijn?
📎 Praktische tip:
Werk met een apart beleid én een individuele telewerkovereenkomst per werknemer. Zo blijft het kader algemeen, maar kun je per medewerker flexibiliteit inbouwen.
De wettelijke grondslag van telewerk: verplichtingen en regels voor werkgevers en werknemers
Telewerk is in België wettelijk goed omkaderd, maar de nuances zijn niet altijd bekend — en vaak onderschat.
Hier vind je de belangrijkste juridische bronnen en regels, met een focus op wat ondernemers en werknemers moeten weten om correct te handelen.
De collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad vormt de kern van de regelgeving rond structureel telewerk. Belangrijkste principes:
Schriftelijke overeenkomst verplicht
Moet info bevatten over frequentie, organisatie, vergoedingen, communicatie en gegevensbescherming.
Vrijwilligheid langs beide kanten
Een werknemer kan structureel telewerk niet eisen, en de werkgever kan het niet zomaar opleggen.
Gelijkaardige rechten
Telewerkers behouden dezelfde rechten en plichten als werknemers op kantoor (bv. recht op pauze, bescherming tegen ongeval).
⚠️ Let op: cao 85 geldt enkel bij structureel telewerk — dus als het regelmatig voorkomt en structureel in de functie zit.
Sinds 2017 is occasioneel telewerk wettelijk geregeld via artikel 22 van deze wet. Voorbeelden zijn:
Telewerk wegens overmacht (bv. treinstaking, ziek kind)
Persoonlijke redenen (bv. artsbezoek, levering thuis)
De spelregels:
Werknemer vraagt het aan, werkgever kan weigeren mits motivering.
Afspraken worden casueel en ad hoc gemaakt, dus geen schriftelijke overeenkomst vereist.
Wel vereist: afspraken over bereikbaarheid en werkorganisatie voor die dag.
Een ongeval tijdens telewerk valt onder de arbeidsongevallenverzekering, op voorwaarde dat:
Het gebeurde tijdens de overeengekomen werkuren
Op de overeengekomen werkplek
Tijdens de uitvoering van het werk
Zonder duidelijke afspraken (in het beleid of overeenkomst) kan het moeilijk zijn om aan te tonen dat het om een werkongeval ging.
Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens, ook bij telewerk. Denk aan:
Beveiligde verbindingen (VPN, MFA)
Heldere richtlijnen over printen, delen, bewaren
Opleiding en bewustmaking van werknemers
Hybride werk (combinatie van kantoor en thuis) wordt vaak beschouwd als structureel telewerk — ook al is het maar 1 dag per week. In dat geval valt het gewoon onder cao nr. 85.
Ook werknemers met deeltijdse contracten of flexibele uurroosters kunnen telewerken — maar de afspraken moeten duidelijk afgestemd zijn op hun uurregeling.
✅ Samengevat:
| Wettelijke basis | Toepassing | Belangrijkste vereisten |
|---|---|---|
| Cao nr. 85 | Structureel telewerk | Schriftelijke overeenkomst, vrijwilligheid, duidelijke afspraken |
| Wet Werkbaar Werk (art. 22) | Occasioneel telewerk | Geen schriftelijke verplichting, ad hoc afspraken |
| GDPR / privacywetten | Altijd van toepassing | Beveiliging van gegevens en systemen |
| Arbeidsongevallenwet | Bij ongeval tijdens telewerk | Duidelijke werkplek/tijd is cruciaal voor erkenning |
Ben je op zoek naar meer juridische documenten? Kies dan voor ons EasyLegal-abonnement.
Voor een eenmalige kost van slechts € 297,- (BTW incl) krijg je toegang tot alle documenten op onze website, inclusief updates.
Veel gestelde vragen over het structureel telewerkbeleid
Is een telewerkbeleid verplicht in België?
Neen, een formeel “beleid” is niet wettelijk verplicht. Maar let op:
Bij structureel telewerk is een schriftelijke overeenkomst per werknemer wél verplicht op basis van cao nr. 85.
Als werkgever ben je verplicht om daarin minimaal volgende elementen op te nemen:
Frequentie van telewerk
Bereikbaarheid
Kostentoelagen (indien van toepassing)
Wie instaat voor apparatuur
Gegevensbescherming en controle
Een intern beleid is dus geen verplichting, maar wél de beste manier om consistentie te garanderen én jezelf juridisch te beschermen bij conflicten.
Ben ik als werkgever verplicht om kosten terug te betalen bij telewerk?
Neen, dat is niet wettelijk verplicht. Maar:
Bij structureel telewerk verwachten werknemers meestal een compensatie (bv. voor verwarming, internet, elektriciteit).
De fiscus en RSZ aanvaarden een forfaitaire vergoeding van max. €151,60/maand (bedrag 2024) zonder bewijslast.
Je kan dat aanvullen met extra’s:
€20/maand voor eigen pc
€20/maand voor eigen internetabonnement
🧾 Praktijktip: Werk dit uit in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst of in je beleid om fiscale discussie te vermijden
Wat als de werknemer zich bezeert thuis? Geldt dat als arbeidsongeval?
Ja, mits strikte voorwaarden:
Het ongeval gebeurt tijdens de overeengekomen werkuren
Op de overeengekomen werkplek
Tijdens de uitvoering van het werk
👉 Zonder duidelijke afspraken over tijd en plaats van telewerk riskeer je discussie met de verzekeraar. Een schriftelijke overeenkomst of beleidsdocument is dus geen overbodige luxe.
Mag ik als werkgever telewerk weigeren? En verplichten?
Ja, in beide richtingen:
Je bent niet verplicht om telewerk toe te staan, tenzij het contractueel vastgelegd is.
Je kan het ook niet opleggen zonder toestemming van de werknemer, behalve in crisissituaties (bv. pandemie, overheidsmaatregelen).
Telewerk is dus altijd een wederzijds akkoord, tenzij opgelegd door overmacht of collectieve maatregelen.
Hoe bescherm ik persoonsgegevens bij telewerk? (GDPR)
De werkgever blijft verwerkingsverantwoordelijke onder de GDPR. Telewerk verhoogt het risico op datalekken, dus:
Gebruik een VPN en multifactor-authenticatie
Verbied onbeveiligde tools (bv. WhatsApp voor werkgerelateerde data)
Voorzie opleidingen en gedragscodes
Laat werknemers tekenen voor een ‘telewerk charter’
Een datalek bij een thuiswerkende werknemer kan jou als werkgever aansprakelijk maken.
Moet ik toezicht houden op thuiswerkers? Mag dat wettelijk?
Toezicht mag, maar onder strikte voorwaarden:
De controle moet transparant zijn (werknemer moet op de hoogte zijn)
Het mag de privacy niet disproportioneel schenden
Idealiter opgenomen in de arbeidsovereenkomst of policy
Bijvoorbeeld: het loggen van inlogtijden op systemen mag, maar permanente webcamcontrole is juridisch problematisch.
Wat als een werknemer altijd telewerk wil, maar jij liever hybride?
Je bent als werkgever niet verplicht om volledig telewerk toe te staan, tenzij dit contractueel of via cao is vastgelegd.
Je mag eisen dat medewerkers (bv. 2 of 3 dagen/week) naar kantoor komen
Maak hierover duidelijke afspraken én communiceer dit goed
➡ Let op bij discriminatie: weigeren op basis van familiale situatie of handicap kan risico op indirecte discriminatie opleveren.
Kan ik het beleid structureel telewerk onbeperkt downloaden?
Als Easylegal lid krijgt u toegang tot een databank welke maandelijks nieuwe documenten en overeenkomsten worden toegevoegd. Met uw lidmaatschap krijgt u toegang tot al deze juridische documenten.
Beschik ik met het abonnement over meer documenten dan dewelke ik in de webshop kan kopen?
Ja. Als met een lidmaatschap heeft u niet alleen toegang tot alle overeenkomsten en brieven uit de webshop maar kan u ook gebruik maken van de vele checklists en organagrammen die niet als los document kunnen aangekocht worden.
Is maatwerk ook mogelijk?
Zeker wel! Het Easylegal team bestaat ook uit juristen met elk hun expertise. Afhankelijk van uw noden, wordt er een aparte offerte opgesteld, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Voor een overeenkomst of juridisch document kan u ons best bellen en maken we graag tijd voor u vrij.
Ik wil zeker zijn. Kan ik documenten laten nalezen?
Uiteraard! Bestaande contracten en overeenkomsten kunnen ook door één van onze juristen worden nagelezen. Dit zit niet vervat in het lidmaatschap, maar wees ook gerust. Ook hier hebben we gunstige tarieven voor u klaar. Neem met ons contact op en we antwoorden u met een gepaste offerte.
