Hoe werkt het?
Kies een template
Kies de template die je nodig hebt uit de 168 beschikbare modellen
Download en vul in
Download de template als word-document en pas de aangeduide tekst aan
Opslaan en bewerk
Je document is klaar voor gebruik. Je kan het altijd opnieuw bewerken en hergebruiken
Beleid bedrijfsvoertuigen
€ 47,- (BTW incl.)
Laatste update: 23/04/2025
Direct beschikbaar en aanpasbaar
Het toekennen van een bedrijfsvoertuig is voor veel Belgische werknemers een populaire extralegale voordeel. Maar waar wagens zijn, ontstaan ook risico’s: fiscale valkuilen, onduidelijkheden rond privégebruik, discussies over kosten of aansprakelijkheid bij schade. Toch stellen veel organisaties het opstellen van een schriftelijk voertuigenbeleid uit — tot het te laat is.
“Privégebruik zonder duidelijk beleid? Dat opent de deur naar fiscale discussies en arbeidsrechtelijke conflicten.”
Een helder bedrijfsvoertuigenbeleid is geen overbodige formaliteit, maar een strategische én juridische must. Het beschermt niet alleen de onderneming, maar biedt ook houvast aan de werknemer. Wie duidelijke afspraken maakt, vermijdt discussies bij schade, boetes of bij het einde van de arbeidsovereenkomst.
Of je nu werkt met fossiele wagens, elektrische modellen of een hybride mobiliteitsplan: het is cruciaal dat het beleid transparant, juridisch correct en fiscaal waterdicht is.
Snel een beleid bedrijfsvoertuigen opstellen?
Andere namen
Reglement bedrijfsvoertuigen
Company car policy
Richtlijnen gebruik firmawagen
Gebruiksovereenkomst bedrijfsvoertuig
Règlement d’utilisation des voitures de société
Wagenreglement of wagenbeleid
Fleet management policy
Gebruiksovereenkomst bedrijfsvoertuig
Wat is een bedrijfsvoertuigenbeleid?
Een bedrijfsvoertuigenbeleid is een juridisch document waarin een organisatie de spelregels vastlegt rond het gebruik van bedrijfswagens. Het bepaalt wie recht heeft op een voertuig, hoe het gebruikt mag worden (zowel professioneel als privé), en welke verantwoordelijkheden werknemer en werkgever dragen.
Een degelijk voertuigenbeleid bevat onder meer afspraken over:
toekenning en selectiecriteria van voertuigen,
privégebruik en fiscale impact (zoals het voordeel alle aard),
kostenverdeling (brandstof, boetes, onderhoud),
verzekeringen en schadeprocedures,
gedrag en verkeersveiligheid,
terugname bij einde dienstverband,
en, indien van toepassing, milieukeuzes zoals elektrische wagens of mobiliteitsbudgetten.
💡 Waarom is dit belangrijk?
Zonder duidelijke afspraken ontstaan er risico’s: fiscale sancties, juridische discussies, aansprakelijkheid bij schade, en onduidelijkheid bij ontslag. Een goed beleid voorkomt die problemen en zorgt voor transparantie.
Het document dat je via deze pagina kan verkrijgen, is opgesteld door juristen en afgestemd op de Belgische context. Het is klaar voor gebruik en kan eenvoudig aangepast worden aan de noden van jouw onderneming.
Waarom is een bedrijfsvoertuigenbeleid zo belangrijk?
Een bedrijfswagen is meer dan een extralegaal voordeel — het is een juridisch en fiscaal beladen instrument. En net daarom is een helder beleid geen luxe, maar een noodzaak.
1. Juridische bescherming voor werkgever én werknemer
Zonder duidelijke afspraken dreigt er interpretatie. Wat als een werknemer schade rijdt tijdens een privétrip? Of de wagen niet correct inlevert bij ontslag? Wie aansprakelijk is, hangt af van wat er op papier staat. Een goed opgesteld voertuigenbeleid zorgt ervoor dat je als werkgever sterker staat bij conflicten.
2. Fiscale zekerheid
Elke vorm van privégebruik leidt tot een voordeel alle aard (VAA). Als daarover geen heldere richtlijnen bestaan, riskeer je naheffingen, controles en discussies met de fiscus. Een sluitend beleid toont aan dat je als werkgever je fiscale verplichtingen ernstig neemt.
3. Gelijke behandeling en transparantie
Waarom krijgt de ene werknemer wel een wagen en de andere niet? Wat zijn de criteria? Door die regels formeel te maken, vermijd je interne onduidelijkheid, discussies of zelfs discriminatieclaims. Transparantie creëert vertrouwen.
4. Beperken van risico’s en aansprakelijkheid
Wie mag er met de wagen rijden? Mag je partner of kind er ook mee op pad? Wat met boetes? Door vooraf duidelijke grenzen te stellen, beperk je het juridische risico én de praktische misverstanden.
5. Mobiliteit, duurzaamheid en bedrijfsimago
In een tijd van vergroening en veranderende mobiliteit (elektrische wagens, mobiliteitsbudgetten), biedt een formeel beleid de kans om je visie structureel te vertalen naar de praktijk — en daar ook naar buiten toe over te communiceren.
Checklist: Is jouw organisatie klaar voor een bedrijfsvoertuigenbeleid?
Gebruik deze checklist om na te gaan of jouw bedrijf nood heeft aan een duidelijk, juridisch onderbouwd voertuigenbeleid:
| 🔎 Vraag | Ja | Nee | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| Hebben medewerkers in jouw organisatie toegang tot een bedrijfswagen? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Zelfs bij 1 voertuig is een beleid nuttig. |
| Wordt het privégebruik van bedrijfswagens toegelaten? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Denk aan vakanties, weekends, woon-werkverkeer… |
| Is het voordeel alle aard (VAA) correct berekend en gecommuniceerd? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Belangrijk bij fiscale controles. |
| Bestaan er duidelijke toekenningscriteria voor bedrijfswagens? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Bijv. functie, anciënniteit, targets… |
| Zijn de verantwoordelijkheden bij schade, boetes of onderhoud vastgelegd? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Belangrijk voor aansprakelijkheid. |
| Wordt het voertuigbeleid bij indiensttreding besproken én ondertekend? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Ondertekening = juridische bewijskracht. |
| Zijn er regels rond het gebruik door derden (partner, kinderen…)? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Vaak vergeten, maar juridisch gevoelig. |
| Is er een regeling voorzien voor inlevering bij ontslag of schorsing? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Cruciaal bij arbeidsgeschillen. |
| Houdt je organisatie rekening met milieuvriendelijkheid en fiscaliteit bij wagenkeuze? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Denk aan CO₂-uitstoot, elektrische wagens… |
| Staat alles vandaag helder op papier, zonder ruimte voor discussie? | ✅ / ⬜ | ✅ / ⬜ | Geen beleid? Dan is |
Scoor je ‘nee’ op één of meerdere vragen? Dan is een helder, juridisch waterdicht bedrijfsvoertuigenbeleid geen overbodige luxe — maar een must.
“Twijfel je nog? Probeer ons gratis voorbeeld om een indruk te krijgen van hoe jouw carpolicy eruit kan zien. Wil je meteen professioneel aan de slag? Kies voor onze premium voorbeeld beleid bedrijfsvoertuigen, volledig conform de wetgeving.”
“Voor een complete en juridisch onderbouwde versie, bekijk onze premium voorbeelddocument.”
Het document rechtsgeldig maken
Maak je document
Maak je document door te kiezen wat voor uw concrete situatie van toepassing is en verwijder alle andere opties. Vul de gevraagde gegevens in. Assistentie kan via onze chat
Controleer je document
Controleer je document om er zeker van te zijn dat deze volledig aansluit bij uw behoefte. Bij twijfel kan je het document door een jurist laten nakijken.
Ondertekenen
Zorg dat alle partijen het document ondertekenen en maak het zo bindend voor iedereen
Sla het document op
Ieder van de partijen draagt er zorg voor het document zorgvuldig te bewaren
Wat moet er (verplicht) in een bedrijfsvoertuigenbeleid staan?
Een bedrijfsvoertuigenbeleid is meer dan een praktische richtlijn. Het is een juridisch document dat rechten en plichten vastlegt van zowel werkgever als werknemer. In de praktijk wordt dit beleid vaak bij de arbeidsovereenkomst gevoegd of als afzonderlijk document ondertekend.
Een goed beleid bevat minstens volgende onderdelen:
1. Toekenningsvoorwaarden
- Wie krijgt een bedrijfswagen, en waarom?
Leg vast welke functies of statuten recht geven op een voertuig. - Voeg eventueel objectieve criteria toe, zoals anciënniteit, prestaties of loonschaal.
➡️ Zo vermijd je willekeur of discriminatie.
2. Professioneel en privégebruik
Duid aan wat kan en mag:
Privégebruik toegelaten? Denk aan woon-werkverkeer, vakanties, weekends.
Gebruik door derden? Mag een partner of kind rijden?
Beperkingen? Bepaalde landen of regio’s uitsluiten?
➡️ Belangrijk voor zowel fiscale verwerking als verzekering.
3. Financiële afspraken
Wie draagt welke kosten?
Brandstofkaart en limieten
Onderhoud en keuring
Verkeersboetes
Was- en reinigingskosten
➡️ Maak duidelijk wat op rekening van de werkgever is, en wat niet.
4. Verzekering en schade
Wat als er iets misgaat?
Wat dekt de verzekering (en wat niet)?
Meldplicht bij schade of ongeval
Eigen risico of schadevergoeding bij fout
➡️ Dit voorkomt discussies bij schadegevallen.
5. Einde van het gebruik
Wat gebeurt er bij ontslag of schorsing?
Wanneer moet de wagen worden ingeleverd?
Komt er een cashvergoeding in de plaats?
➡️ Essentieel om juridische discussies te vermijden bij uitdiensttreding.
6. Gedragscode en sancties
Wat verwacht je van de bestuurder?
Rijden onder invloed, overdreven snelheid, agressief rijgedrag
Wat zijn de mogelijke sancties bij overtreding van het beleid?
➡️ Een gedragscode versterkt je controle als werkgever én beschermt je imago.
7. Verwijzing naar wetgeving en fiscale behandeling
Het beleid moet ook kaderen binnen:
De fiscale regels rond voordeel alle aard (VAA)
Eventueel sociale bijdragen op extralegale voordelen
De arbeidswetgeving en bewijsvereisten
Extra elementen die vaak vergeten worden maar wél nuttig zijn:
8. Procedure bij schade of ongeval in het buitenland
Voor bedrijven met internationale klanten of vertegenwoordigers:
Contactpersoon binnen het bedrijf
Verzekeringsformulieren en noodnummers
Wat te doen bij inbeslagname of proces-verbaal
9. Roken, eten of dieren in de wagen
Lijkt banaal, maar kan conflicten vermijden:
Roken in leasewagens → vaak verboden in contracten
Dierenvervoer kan geur- of hygiëneproblemen geven
Reinigingskosten bij schade of vervuiling?
10. Parkeerkosten en tolwegen
Wie betaalt?
Wordt er een parkeerkaart voorzien?
Wordt tol of parkeergeld terugbetaald of niet?
11. Gebruik bij arbeidsongeschiktheid of schorsing
Mag de werknemer de wagen behouden tijdens:
Ziekteverlof
Zwangerschapsverlof
Tuchtschorsing of tijdelijke werkloosheid
➡️ Veel discussies ontstaan in deze “grijze zones”.
12. Monitoring en privacy
Staat er een tracker (GPS, black box) op het voertuig?
Is de werknemer hiervan op de hoogte?
Wat wordt geregistreerd en wat niet (bv. snelheid, routes)?
➡️ Noodzakelijk om de privacywetgeving (AVG/GDPR) te respecteren.
13. Overnameoptie bij einde contract
Kan de werknemer de wagen aankopen aan restwaarde?
Zijn er afspraken met leasingmaatschappijen?
➡️ Zeker relevant bij lange dienstverbanden.
14. Mobiliteit in transitie
Koppel het voertuigenbeleid aan een ruimer mobiliteitsplan:
- Mobiliteitsbudget
- Fietsvergoeding
- OV-vergoeding of deelwagens
➡️ Helpt om het beleid toekomstgericht en flexibel te maken.
🔐 Tot slot: ondertekening = bewijs
Een ongetekend beleid is juridisch weinig waard. Zorg dus voor:
Een ondertekend document bij indiensttreding
Herbevestiging bij beleidswijzigingen
Digitale of papieren archivering
Wettelijk kader van het bedrijfsvoertuigenbeleid
Hoewel er geen specifieke wet bestaat die een bedrijfsvoertuigenbeleid verplicht stelt, is het beleid wel juridisch ingebed in verschillende Belgische wetgevingen en administratieve richtlijnen.
Dit zijn de voornaamste bronnen:
Deze wet regelt de zogenaamde “cash for car”-regeling.
➡️ Werknemers kunnen een bedrijfswagen inruilen voor een mobiliteitsvergoeding, mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is. Een goed beleid verwijst hier expliciet naar, zeker als er keuzemogelijkheden zijn.
Een flexibel alternatief voor de mobiliteitsvergoeding.
➡️ Bedrijven kunnen ervoor kiezen werknemers een duurzaam mobiliteitsbudget aan te bieden. Indien je als werkgever de keuze biedt tussen wagen of mobiliteitsplan, moet dit juridisch correct worden opgenomen in het beleid.
Deze wet regelt de zogenaamde “cash for car”-regeling.
➡️ Werknemers kunnen een bedrijfswagen inruilen voor een mobiliteitsvergoeding, mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is. Een goed beleid verwijst hier expliciet naar, zeker als er keuzemogelijkheden zijn.
Voordeel alle aard (VAA) wordt forfaitair belast bij privégebruik van de wagen.
De berekening is geregeld in het KB/WIB 92, met jaarlijkse indexatie van CO₂-coëfficiënten.
➡️ Het beleid moet duidelijk vermelden dat het gebruik leidt tot VAA, en dat dit als belastbaar loon wordt aangemerkt.
Ook de RSZ beschouwt het voordeel van een bedrijfswagen als een loonvoordeel.
➡️ Er gelden bijdragen op het VAA, tenzij dit zuiver professioneel wordt gebruikt én correct wordt aangetoond.
Elke bedrijfswagen moet verzekerd zijn volgens de wet van 21 november 1989.
➡️ Het beleid verwijst best naar de geldende polis, wat gedekt is, en wie aansprakelijk is bij schade.
Wanneer voertuigen uitgerust zijn met tracking- of telematicasystemen, moet:
De werknemer geïnformeerd worden over de gegevensverwerking,
En er moet een duidelijke verwerkingsgrond bestaan (bv. gerechtvaardigd belang).
➡️ Een privacyclausule in het beleid is dan absoluut noodzakelijk.
Wettelijk kompas voor je bedrijfsvoertuigenbeleid
| 🧩 Onderdeel | ⚖️ Relevante Wetgeving/Besluit | 📌 Waarom het belangrijk is |
|---|---|---|
| Voordeel van alle aard (VAA) | KB/WIB 92 + CO₂-circulaires (FOD Financiën) | Forfaitaire belasting op privégebruik wagen – zowel voor werknemer als werkgever relevant |
| Arbeidsrelatie & voordelen | Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 | Extralegale voordelen moeten schriftelijk bevestigd worden |
| Mobiliteitsvergoeding | Wet van 26 maart 2018 | Alternatief voor bedrijfswagen – vergt duidelijke regeling in beleid |
| Mobiliteitsbudget | Wet van 17 maart 2019 | Voorzie keuze- of combinatiemogelijkheden juridisch correct |
| RSZ-bijdrage op VAA | RSZ-regelgeving (Administratieve instructies RSZ) | Werkgeversbijdrage op voordeel moet correct berekend en aangegeven worden |
| Autoverzekering (BA + omnium) | Wet van 21 november 1989 | Wettelijke verplichting voor elk motorvoertuig op de weg |
| Privacy en monitoring (GPS/black box) | GDPR / AVG (Europese privacyverordening) | Duidelijkheid over tracking, registratie en rechten van de werknemer |
| Gedragscode & aansprakelijkheid | Impliciete rechtsgronden + interne sanctiebeleid | Bepaalt wat gebeurt bij misbruik, schade of onveilig rijgedrag |
Tip: Wil je dit waterdicht maken? Laat je beleid valideren door een jurist of legal partner. Zo vermijd je fiscale en juridische risico’s — en toon je als werkgever je professionaliteit.
Ben je op zoek naar meer juridische documenten? Kies dan voor ons EasyLegal-abonnement.
Voor een eenmalige kost van slechts € 297,- (BTW incl) krijg je toegang tot alle documenten op onze website, inclusief updates.
Veel gestelde vragen over het bedrijfsvoertuigenbeleid
Is een bedrijfsvoertuigenbeleid wettelijk verplicht in België?
Er is geen expliciete wettelijke verplichting om een voertuigenbeleid op te stellen. Toch is het indirect wél essentieel:
De arbeidsovereenkomstenwet vereist duidelijke afspraken rond loonvoordelen.
Bij fiscale controles moet je aantonen hoe privégebruik geregeld is.
Zonder schriftelijk bewijs ligt de bewijslast bij de werkgever. Een ondertekend beleid is dus een juridisch beschermingsinstrument.
Wie heeft recht op een bedrijfswagen en hoe leg je dat vast?
Recht op een bedrijfswagen is geen automatisme. Je bepaalt de criteria zelf, maar:
De criteria moeten objectief, transparant en niet-discriminerend zijn.
Typische parameters: functie, anciënniteit, prestaties, loonschalen.
Het beleid moet duidelijk maken dat het om een extralegaal voordeel gaat, en niet om een verworven recht. Zo vermijd je willekeur en claims van ongelijkheid.
Hoe leg je privégebruik van een bedrijfswagen juridisch correct vast?
Je neemt best volgende zaken op:
Of en in welke mate privégebruik is toegestaan (woon-werk, weekend, vakantie).
Of derden (bijv. gezinsleden) met de wagen mogen rijden.
Verwijzing naar het voordeel alle aard (VAA) en hoe dit wordt berekend. Een goede regeling zorgt voor fiscale transparantie en vermijdt verzekeringsdiscussies bij schade.
Wat gebeurt er met de bedrijfswagen bij ontslag of schorsing?
Het beleid moet bepalen:
Wanneer en hoe de wagen moet worden ingeleverd (einde opzeg, bij onmiddellijke beëindiging…).
Of er een vergoeding in de plaats komt (cash for car, mobiliteitsbudget).
Wat er gebeurt bij tijdelijke schorsing of ziekte. Bij discussies of sabotage (bv. schade, verstoppen van sleutels) geeft een duidelijke clausule de werkgever juridische armslag.
Hoe vermijd je fiscale risico’s bij bedrijfswagens?
Zonder beleid riskeer je:
Onterecht laag ingeschatte voordelen alle aard.
Geen bewijs van professionele vs. privéverplaatsingen.
Boetes en naheffingen bij fiscale controle. Een duidelijk beleid helpt om het gebruik fiscaal correct te kaderen en beschermt tegen discussies over misbruik.
Mag een werknemer de bedrijfswagen gebruiken voor vakantie of weekend?
Dat mag alleen als de werkgever dat toelaat — en liefst schriftelijk vastlegt:
Beperkingen qua afstand of land (bv. geen gebruik buiten EU).
Verplichtingen qua verzekering en onderhoud.
Eventueel bij te houden kilometerregistratie. Zonder expliciete regeling geldt een ruime interpretatie, wat risico’s inhoudt voor aansprakelijkheid en fiscaliteit.
Wat zijn de regels rond boetes, schade en verzekering bij een bedrijfswagen?
Het beleid moet duidelijk maken:
Wie de boete betaalt (meestal de bestuurder).
Of schade bij eigen fout wordt doorgerekend.
Wat de verzekering dekt en bij welke verzekeraar.
Meldtermijnen bij schade of incidenten. Zonder regeling kunnen schadegevallen leiden tot discussies over opzet, grove fout of verhaalbaarheid.
Moet je een bedrijfsvoertuigenbeleid ondertekenen?
Ja, absoluut:
De ondertekening bevestigt dat de werknemer het beleid heeft gelezen en aanvaard.
Bij conflicten geeft het je een bewijspositie.
Zonder ondertekening loop je het risico dat de afspraken worden betwist. Gebruik bij voorkeur een apart document of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.
Wat is het verschil tussen een wagenbeleid en een mobiliteitsbeleid?
Een wagenbeleid beperkt zich tot regels over bedrijfswagens.
Een mobiliteitsbeleid biedt een ruimer kader: met openbaar vervoer, fietsvergoeding, deelmobiliteit of het mobiliteitsbudget. In een toekomstgericht HR-beleid evolueert het klassieke wagenbeleid vaak richting een duurzaam mobiliteitsplan.
Kan ik het bedrijfsvoertuigenbeleid onbeperkt downloaden?
Als Easylegal lid krijgt u toegang tot een databank welke maandelijks nieuwe documenten en overeenkomsten worden toegevoegd. Met uw lidmaatschap krijgt u toegang tot al deze juridische documenten.
Beschik ik met het abonnement over meer documenten dan dewelke ik in de webshop kan kopen?
Ja. Als met een lidmaatschap heeft u niet alleen toegang tot alle overeenkomsten en brieven uit de webshop maar kan u ook gebruik maken van de vele checklists en organagrammen die niet als los document kunnen aangekocht worden.
Is maatwerk ook mogelijk?
Zeker wel! Het Easylegal team bestaat ook uit juristen met elk hun expertise. Afhankelijk van uw noden, wordt er een aparte offerte opgesteld, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Voor een overeenkomst of juridisch document kan u ons best bellen en maken we graag tijd voor u vrij.
Ik wil zeker zijn. Kan ik documenten laten nalezen?
Uiteraard! Bestaande contracten en overeenkomsten kunnen ook door één van onze juristen worden nagelezen. Dit zit niet vervat in het lidmaatschap, maar wees ook gerust. Ook hier hebben we gunstige tarieven voor u klaar. Neem met ons contact op en we antwoorden u met een gepaste offerte.
