Antwoord op privacyvragen – uitstel antwoord, wanneer gebruiken?

Betrokkenen hebben sedert de invoering van de GDPR/AVG de mogelijkheid je te vragen welke gegevens je over hen verzameld en wat je hiermee allemaal doet.

Het is lang niet duidelijk hoe je hierop moet reageren, welke informatie je precies moet meedelen en of je wettelijk wel moet ingaan op het verzoek.  De GDPR/AVG kent met name meerdere uitzonderingen.

Je bent verplicht te antwoorden op elk informatieverzoek vanwege betrokkene hetgeen niet betekent dat je het verzoek inwilligt.  Deze template gebruik je voor elk recht dat betrokkene uitoefent en voorziet alle mogelijke uitzonderingen op het uitoefenen van rechten.

Wat regelt dit voorbeeld antwoord op privacyvragen met uitstel?

Naast de algemene bepalingen, zoals de gegevens van partijen, worden in deze brief volgende elementen opgenomen:

•     Wettelijke bepalingen
•     De reden waarom je (niet) ingaat op het verzoek
•     Een opsomming van de rechten van betrokkenen
•     Een voorbehoud voor uw rechten
•     Een verwijzing naar de Gegevensbeschermingsautoriteit

In de template worden je volgende vragen gesteld:

•     Worden van die betrokkene persoonsgegevens verwerkt?
•     Heb je een centraal register waar je gemakkelijk terugvind welke persoonsgegevens je verwerkt van een groep betrokkenen
•     Heeft de betrokkene zich voldoende geïdentificeerd
•     Kan je binnen de wettelijke termijn ingaan op het verzoek of vraag je uitstel?
•     Zijn er geen uitzonderingen waardoor je niet kan ingaan op het verzoek van betrokkene

Waarom heb dit voorbeeld antwoord op privacyvragen nodig?

Door de inwerkingtreding van de GDPR/AVG in 2018, hebben EU-onderdanen bepaalde privacy rechten verkregen.  Zij kunnen aan verwerkingsverantwoordelijken vragen om inzage te krijgen in de verwerkte gegeven, maar ook hebben zij een recht op correctie en aanvulling, recht op vergetelheid (right to be forgotten), recht op bezwaar en dataportabiliteit.  Ook kunnen zij je in bepaalde gevallen verzoeken om tegen je wettelijke verplichting gegevens nog verder te verwerken de gegevens nog bij te houden.

De GDPR/AVG voorziet daarnaast in een hele resem uitzonderingen waarbij je niet op de verzoeken van betrokkene moet ingaan.  Dit betekent niet betekent dat je niet moet antwoorden want dat ben je wettelijk verplicht wel en zelfs binnen de maand na ontvangst van het verzoek, maar in wel in welke gevallen je het verzoek niet moet inwilligen.

Deze template gebruik je wanneer je al dan niet ingaat op het verzoek van betrokkene.  De template voorziet alle mogelijk scenario’s en alle mogelijk uitzonderingen waarom je het verzoek niet kan inwilligen.

Het is vooral belangrijk tijdig en op een juiste manier op privacy vragen van betrokkenen te reageren wil je niet het gevaar van een boete of andere sanctie lopen!

Hoe kan je dit voorbeeld document personaliseren?

•     Je download de word-template
•     Je personaliseert het document aan de hand van duidelijke instructies.
•     Bij twijfel kan je onze hulp inroepen

Het personaliseren duur ongeveer 15′.

Blijft het voorbeeld document steeds up-to-date?

Al onze juridische documenten wordt steeds geüpdatet bij gewijzigde regelgeving of belangrijke rechtelijke uitspraken.

Je krijgt hiervan bericht en bestelt zo snel mogelijk het aangepast document.

In de abonnementen wordt het aangepaste document onmiddellijk ter beschikking gesteld en kan je er zonder meerkost direct mee aan de slag.