Notulen gewone algemene vergadering, wanneer te gebruiken?

De aandeelhouders van vennootschappen en verenigingen komen om allerlei redenen samen.  De redenen, beslissingen, aanwezigheden, … moeten genoteerd worden.

Deze notulen zijn bedoeld voor de jaarlijkse gewone aandeelhoudersvergadering.

Ingeval de aandeelhouders buiten en naast deze jaarlijkse vergadering bijzondere vergaderingen bijeenroepen, zal je de template notulen buitengewone algemene vergadering gebruiken.  Wanneer statuten gewijzigd worden, gebruik je de template notulen (buiten)-gewone algemene vergadering met statutenwijziging.

Wat beschrijven deze notulen?

In notulen staan een aantal vaste agendapunten, zoals:

•     wie aanwezig is bij de AVA aandeelhouders
•     hoeveel stemmen de aandeelhouders kunnen uitbrengen
•     een besluit tot vaststelling en goedkeuring van de jaarrekening
•     een besluit over de bestemming van de winst over het afgelopen jaar
•     dat aan het bestuur decharge wordt verleend voor het afgelopen jaar
•     een besluit over uitstel voor het opmaken van de volgende jaarrekening
•     een actieplan
•     of er mededelingen worden gedaan waarover niet gestemd moet worden

Vergeet naderhand niet de notulen als voorzitter en secretaris te ondertekenen

Waarom heb je notulen voor een algemene vergadering nodig?

Als aandeelhouder van een vennootschap ben je verplicht ten minste 1 keer per jaar een algemene vergadering van aandeelhouders  te houden. De vergadering en notulen kennen enkele vaste agendapunten.

Notulen algemene vergadering van aandeelhouders is een kort, zakelijk verslag van wat tijdens een algemene vergadering van aandeelhouders is besproken en besloten. In de algemene vergadering notulen wordt in ieder geval vermeld wie aanwezig is, hoeveel stemmen er uitgebracht kunnen worden, hoe er is gestemd en welke besluiten er zijn genomen.

Sommige beslissingen eisen een minimum aanwezigheid om rechtsgeldig beslissingen te kunnen nemen.

•     Goede en duidelijke notulen zeggen veel over de professionaliteit van de onderneming
•     Bij betwisting over beslissingen zal een rechtbank ze niet nietig kunnen verklaren wanneer ze aan alle wettelijke vereisten voldoen
•     Overzichtelijke notulen zorgt ervoor dat genomen beslissingen gemakkelijk terug gevonden worden
•     Geen discussie over voorgaande vergaderingen door aanneming van voorgaande notulen

Hoe kan je dit voorbeeld notulen personaliseren?

•     Je download de Word-template
•     Je personaliseert het document aan de hand van duidelijke instructies.
•     Bij twijfel kan je onze hulp inroepen

Het personaliseren duur ongeveer 15′.

Blijft het voorbeeld document up-to-date?

Al onze juridische documenten wordt steeds geüpdatet bij gewijzigde regelgeving of belangrijke rechtelijke uitspraken.

Je krijgt hiervan bericht en bestelt zo snel mogelijk het aangepast document.

In de abonnementen wordt het aangepaste document onmiddellijk ter beschikking gesteld en kan je er zonder meerkost direct mee aan de slag.