Hoe werkt het?
Kies een template
Kies de template die je nodig hebt uit de 168 beschikbare modellen
Download en vul in
Download de template als word-document en pas de aangeduide tekst aan
Opslaan en bewerk
Je document is klaar voor gebruik. Je kan het altijd opnieuw bewerken en hergebruiken
Virtueel assistent overeenkomst
€ 77,- (BTW incl.)
Laatste update: 09/02/2025
Direct beschikbaar en aanpasbaar
In het digitale tijdperk schakelen steeds meer bedrijven en zelfstandigen virtuele assistenten (VA’s) in. Een virtueel assistent werkt op afstand en ondersteunt ondernemers met taken zoals administratie, klantenservice, agendabeheer, social media beheer, en meer.
“Een duidelijke overeenkomst met uw virtueel assistent is de sleutel tot een succesvolle samenwerking”
Omdat een virtueel assistent mogelijk toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie en nauw betrokken is bij uw bedrijfsvoering, is het essentieel om duidelijke juridische afspraken te maken in een Virtueel Assistent Overeenkomst. Dit contract beschermt beide partijen en voorkomt misverstanden.
Direct aan de slag?
Andere namen
Virtueel assistent contact
Virtual Office Support Agreement
Virtual Assistance Contract
Overeenkomst voor Remote Services
Freelance Contract Virtueel Assistent
Overeenkomst Virtueel Zakelijk Support
Samenwerkingsafspraak Virtueel Assistent
Digitale Ondersteuningsovereenkomst
Wat is een Virtueel assistent overeenkomst?
Virtuele assistentie is een bijzondere vorm van dienstverlening die volledig online plaatsvindt. Omdat een virtueel assistent niet fysiek aanwezig is bij de opdrachtgever, is het extra belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de samenwerking.
In een online werkomgeving is er minder directe controle, wat de kans op misverstanden of verkeerde interpretaties van taken vergroot. Daarom moet vooraf duidelijk vastgelegd worden:
- In hoeverre de virtueel assistent de opdrachtgever zelfstandig mag vertegenwoordigen.
- Wie verantwoordelijk is bij fouten, miscommunicatie of verkeerd uitgevoerde taken.
Met ons sjabloon voor een Virtueel Assistent Overeenkomst legt u al deze afspraken helder vast. Zo worden taken nauwkeurig omschreven en worden aansprakelijkheden en verantwoordelijkheden correct geregeld.
Waarom een Virtueel Assistent Overeenkomst Essentieel is
Het werken met een virtueel assistent (VA) brengt veel voordelen met zich mee, zoals flexibiliteit, kostenbesparing en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. Maar omdat een VA op afstand werkt en vaak gevoelige taken uitvoert, is een duidelijk contract onmisbaar.
Een Virtueel Assistent Overeenkomst voorkomt misverstanden en juridische problemen door:
1. Duidelijke Omschrijving van Taken en Verantwoordelijkheden
Virtuele assistenten worden ingezet voor uiteenlopende taken, zoals:
- Administratieve ondersteuning (facturatie, e-mailbeheer, agendabeheer)
- Marketing en social media beheer (contentplanning, advertenties)
- Klantenservice (telefoon beantwoorden, klachten afhandelen)
- Technische ondersteuning (websitebeheer, IT-support)
💡 Waarom is een contract nodig?
- Voorkomt misverstanden: Wat behoort wél en niet tot het takenpakket?
- Biedt flexibiliteit: Definieer of taken kunnen veranderen naargelang de noden van het bedrijf.
Voorbeeld: Stel dat u een VA inhuurt voor e-mailbeheer, maar later verwacht dat hij ook social media beheert. Zonder contract kan de VA deze extra taak weigeren of extra kosten aanrekenen.
2. Betalingsvoorwaarden en Tarieven Vastleggen
Een VA kan werken op:
- Uurbasis – Handig voor wisselende taken of korte projecten.
- Projectbasis – Geschikt voor vaste opdrachten zoals een marketingcampagne.
- Retainer (maandelijkse vaste prijs) – Populair bij VA’s die wekelijks een vast aantal uren werken.
💡 Waarom is een contract nodig?
- Voorkomt discussie over betalingen: Leg betalingsmodaliteiten vast (facturatie, betaaltermijn, voorschotten).
- Beschermt tegen wanbetaling: Voorzie een clausule over boetes of incassoprocedures bij laattijdige betaling.
Voorbeeld: U spreekt af dat uw VA €40 per uur verdient, maar dit is niet contractueel vastgelegd. Na enkele maanden verhoogt de VA plots het tarief naar €50 per uur. Zonder contract heeft u weinig juridische basis om bezwaar te maken.
3. Vertrouwelijkheid en Gegevensbescherming
Een virtueel assistent krijgt vaak toegang tot:
- Bedrijfsgevoelige informatie (strategische plannen, financiële gegevens).
- Persoonsgegevens (klantenlijsten, e-mails, adresgegevens).
- Inloggegevens en softwaretools.
💡 Waarom is een contract nodig?
- Voorkomt misbruik of datalekken: Een NDA (Non-Disclosure Agreement) verplicht de VA tot geheimhouding.
- Biedt juridische bescherming: Bij schending van vertrouwelijkheid kan schadevergoeding worden geëist.
Voorbeeld: U huurt een VA in voor e-mailbeheer en geeft hem toegang tot klantengegevens. Zonder contract kan de VA deze gegevens onrechtmatig delen of gebruiken, zonder dat u juridische stappen kunt ondernemen.
4. Concurrentiebeding en Exclusiviteit
Veel VA’s werken voor meerdere opdrachtgevers tegelijk. Dit kan risico’s met zich meebrengen, vooral als de VA ook voor uw concurrenten werkt.
💡 Waarom is een contract nodig?
- Beschermt uw bedrijfsbelangen: Een concurrentiebeding voorkomt dat de VA binnen een bepaalde periode voor uw concurrenten werkt.
- Voorkomt belangenconflicten: U kunt exclusiviteit eisen voor bepaalde taken of sectoren.
Voorbeeld: U huurt een VA in voor marketingtaken. Later ontdekt u dat hij ook werkt voor een directe concurrent en mogelijk vertrouwelijke strategieën hergebruikt. Zonder contract staat u juridisch zwak.
5. Aansprakelijkheid en Schadevergoeding
Wat gebeurt er als de VA een fout maakt? Bijvoorbeeld:
- Een factuur wordt verkeerd verstuurd, wat een klantrelatie schaadt.
- Een social media post bevat gevoelige informatie die niet openbaar mocht worden.
- Een VA verwijdert per ongeluk belangrijke bedrijfsgegevens.
💡 Waarom is een contract nodig?
- Definieert aansprakelijkheid: Wie draagt de kosten als er iets fout gaat?
- Biedt juridische dekking: U kunt clausules toevoegen over schadevergoeding en verzekering.
Voorbeeld: Een VA plant per ongeluk verkeerde content op social media, waardoor uw bedrijf reputatieschade lijdt. Zonder contract is het moeilijk om de VA aansprakelijk te stellen.
6. Looptijd, Opzegging en Contractbeëindiging
Een Virtueel Assistent Overeenkomst kan een:
- Tijdelijk contract zijn (voor een project of een vaste periode).
- Overeenkomst
💡 Waarom is een contract nodig?
- Voorkomt plotselinge beëindiging: Een opzegtermijn voorkomt onverwachte onderbrekingen in uw workflow.
- Legt exit-afspraken vast: Bijvoorbeeld over overdracht van werk en beëindiging van toegang tot systemen.
Voorbeeld: U werkt zes maanden met een VA, maar hij stopt plots zonder opzegging. U moet dringend vervanging zoeken, wat tijd en geld kost. Een contract met opzegtermijn had dit kunnen voorkomen.
“Twijfel je nog? Probeer ons gratis voorbeeld om een indruk te krijgen van hoe jouw verzoek eruit kan zien. Wil je meteen professioneel aan de slag? Kies voor onze premium voorbeeld virtueel assistent overeenkomst, volledig conform de wetgeving.”
“Voor een complete en juridisch onderbouwde versie, bekijk onze premium voorbeelddocument.”
Uw document rechtsgeldig maken
Maak je document
Maak je document door te kiezen wat voor uw concrete situatie van toepassing is en verwijder alle andere opties. Vul de gevraagde gegevens in. Assistentie kan via onze chat
Controleer je document
Controleer je document om er zeker van te zijn dat deze volledig aansluit bij uw behoefte. Bij twijfel kan je het document door een jurist laten nakijken.
Ondertekenen
Zorg dat alle partijen het document ondertekenen en maak het zo bindend voor iedereen
Sla het document op
Ieder van de partijen draagt er zorg voor het document zorgvuldig te bewaren
Wat staat er in een Virtueel assistent overeenkomst
1. Identificatie van de partijen
- Opdrachtgever: De klant die de virtuele assistent inhuurt, inclusief naam, adres en contactinformatie.
- Virtueel Assistent (VA): Het individu of het bedrijf dat de diensten levert, inclusief naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
- Dit biedt duidelijkheid over wie de contracterende partijen zijn.
2. Omschrijving van de diensten
Specifieke diensten: Een gedetailleerde lijst van de diensten die de virtueel assistent zal leveren. Dit kan variëren afhankelijk van de behoeften van de opdrachtgever, zoals:
- Administratieve taken: E-mailbeheer, agendabeheer, data-entry, documentbeheer, enz.
- Klantenservice: Beantwoorden van telefoontjes, beantwoorden van vragen via e-mail of chat, enz.
- Social media beheer: Beheren van sociale mediakanalen, contentplanning, het creëren van posts, enz.
- Projectmanagement: Begeleiden van projecten, coördineren van deadlines, en het beheren van teams.
- Creatieve taken: Grafisch ontwerp, copywriting, of contentcreatie.
- Bepalen van verwachtingen: Het is belangrijk dat beide partijen zich volledig bewust zijn van wat wel en niet onder de overeenkomst valt.
3. Vergoeding en betalingsvoorwaarden
- Betalingsstructuur: De overeenkomst moet duidelijk maken hoe en wanneer de VA betaald wordt. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- Uurtarief: Bijvoorbeeld €30 per uur voor de verleende diensten.
- Maandtarief: Een vast bedrag per maand voor een vast aantal uren of diensten.
- Projecttarief: Een bedrag dat is vastgesteld voor een specifiek project of taak.
- Betalingsmethoden: De manier waarop betalingen worden verricht, zoals via bankoverschrijving, PayPal, creditcard of een ander platform.
- Facturatieperiode: Dit kan wekelijks, maandelijks of na de voltooiing van een project zijn. De overeenkomst moet ook aangeven of er een factuurvereiste is.
- Betalingsvoorwaarden: Afspraken over het moment van betaling (bijvoorbeeld binnen 15 dagen na ontvangst van de factuur). Ook moet worden aangegeven of er boetes of rente gelden bij te late betalingen.
4. Duur en beëindiging van de overeenkomst
- Startdatum: De datum waarop de overeenkomst ingaat en de werkzaamheden beginnen.
- Looptijd: Of de overeenkomst voor bepaalde tijd is (bijvoorbeeld een project met een vast eindpunt) of voor onbepaalde tijd.
- Opzegging: De voorwaarden voor het beëindigen van de overeenkomst door beide partijen. Dit kan zijn:
- Een opzegtermijn van bijvoorbeeld 30 dagen.
- Vervroegde beëindiging: Wat er gebeurt als de overeenkomst vroegtijdig wordt beëindigd (bijvoorbeeld door omstandigheden zoals ziekte of wijziging van bedrijfsomstandigheden).
- Beëindiging zonder opzegtermijn: Onder welke omstandigheden kan de overeenkomst zonder opzegtermijn worden beëindigd (bijvoorbeeld bij schending van de voorwaarden).
5. Confidentialiteit en gegevensbescherming
- Vertrouwelijkheid: Een clausule waarin de VA verplicht wordt om vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever, zoals bedrijfsgegevens of klantinformatie, geheim te houden. Dit geldt voor zowel de duur van de samenwerking als na beëindiging ervan.
- AVG / GDPR: Indien de VA toegang heeft tot persoonsgegevens van de opdrachtgever of klanten, moet de overeenkomst voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (in Nederland en België) of General Data Protection Regulation (GDPR) (in andere EU-landen).
- Afspraken over hoe persoonsgegevens worden verwerkt, opgeslagen en beschermd moeten duidelijk worden vastgelegd.
- Aandacht voor beveiliging van data en naleving van privacyrichtlijnen.
6. Intellectueel eigendom
- Eigendom van werkresultaten: De overeenkomst moet aangeven wie de rechten heeft op de producten of diensten die door de VA worden geleverd. Dit geldt voor documenten, ontwerpen, software, tekst en andere werkresultaten.
- Bij voorkeur wordt vastgelegd dat de opdrachtgever de exclusieve rechten heeft op het werk dat door de VA wordt geleverd, tenzij anders overeengekomen.
- Gebruik van materialen van de VA: Als de VA eigen materialen of tools gebruikt (bijvoorbeeld sjablonen, software), moet dit worden geregeld in de overeenkomst, inclusief eventuele licentieovereenkomsten voor het gebruik daarvan.
7. Communicatie en samenwerking
- Werkmethoden: Afspraken over hoe de communicatie tussen de VA en de opdrachtgever zal plaatsvinden. Dit kan via e-mail, videoconferentie (bijvoorbeeld Zoom), telefoon, of projectmanagementtools zoals Asana of Trello.
- Frequentie van updates: Hoe vaak de VA updates moet geven over de voortgang van het werk (bijvoorbeeld wekelijkse rapporten).
- Tijdzones en beschikbaarheid: Afspraken over werkuren, vooral als de VA zich in een andere tijdzone bevindt dan de opdrachtgever.
8. Aansprakelijkheid en verzekering
- Aansprakelijkheid: De overeenkomst moet bepalen in hoeverre de VA aansprakelijk is voor eventuele fouten of schade die voortkomt uit het werk. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- De VA is niet aansprakelijk voor indirecte schade of winstderving van de opdrachtgever.
- De VA is aansprakelijk voor directe schade als gevolg van grove nalatigheid of opzet.
- Verzekering: De VA kan verplicht zijn om een beroepsaansprakelijkheidsverzekering te hebben, vooral als het werk risico’s met zich meebrengt (bijvoorbeeld voor financieel advies of projectmanagement).
9. Overmacht en geschillenbeslechting
- Overmacht: Wat er gebeurt als een van beide partijen door overmacht (bijvoorbeeld ziekte, natuurrampen, technische storingen) tijdelijk niet kan presteren.
- Geschillenbeslechting: Afspraken over hoe eventuele geschillen tussen de VA en de opdrachtgever worden opgelost. Dit kan via mediation, arbitrage, of via de rechtbank.
- Meestal wordt in de overeenkomst een bepaling opgenomen over het kiezen van de bevoegde rechtbank of het landrecht voor juridische stappen.
10. Toepasselijk recht en jurisdictie
- Toepasselijk recht: De overeenkomst moet aangeven welk recht van toepassing is, bijvoorbeeld Belgisch, Nederlands of Engels recht, afhankelijk van waar de partijen zich bevinden of waar het werk wordt uitgevoerd.
- Jurisdictie: De locatie waar juridische geschillen zullen worden behandeld, vaak de rechtbanken in de regio van de opdrachtgever of VA.
Conclusie
Een virtueel assistent overeenkomst is essentieel voor het creëren van duidelijke en transparante verwachtingen tussen de partijen. Door een gedetailleerd contract op te stellen, kunnen zowel de opdrachtgever als de VA zich beschermen tegen misverstanden, juridische problemen en onduidelijkheden. Het helpt om een professionele en langdurige werkrelatie op te bouwen, met duidelijke richtlijnen over betaling, verantwoordelijkheden, vertrouwelijkheid en eigendom van werkresultaten.
Tip: Gebruik ons voorbeeld eigenhandig testament om niets te vergeten!
Toepasselijk recht
Een Virtueel Assistent Overeenkomst is een dienstverleningsovereenkomst die valt onder het algemene contractenrecht. Omdat een virtueel assistent meestal als zelfstandige werkt, gelden er andere regels dan bij een arbeidsovereenkomst.
In België wordt een samenwerking met een virtueel assistent voornamelijk geregeld door:
Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (Verbintenissenrecht)
- Dit bevat de algemene regels over overeenkomsten tussen partijen.
- Een Virtueel Assistent Overeenkomst is een vrij onderhandeld contract, zolang het niet in strijd is met dwingende wetgeving.
Wetgeving over Schijnzelfstandigheid (KB 2012 & Sociaal Strafwetboek)
- Een virtueel assistent is meestal een zelfstandige freelancer.
- Er is een risico op schijnzelfstandigheid als de opdrachtgever:
– De VA verplicht om op vaste uren te werken.
– De VA geen eigen klanten mag hebben.
– De VA volledig onder controle van de opdrachtgever werkt.
💡 Gevolg: Als er sprake is van schijnzelfstandigheid, kan de samenwerking juridisch als een arbeidsovereenkomst worden beschouwd, met sociale bijdragen en belastingen als gevolg.
Hoe dit voorkomen?
- Benoem expliciet in het contract dat de VA als zelfstandige werkt.
- Laat de VA zelf werktijden en methodes bepalen.
- Zorg ervoor dat de VA meerdere klanten kan hebben.
Veel virtuele assistenten werken voor buitenlandse opdrachtgevers. Dit kan juridische complicaties veroorzaken als er een conflict ontstaat.
1. Europese Verordening 593/2008 (Rome I)
- Bepaalt welk nationaal recht van toepassing is op een internationale overeenkomst.
- Hoofdregel: Het gekozen contractrecht geldt, tenzij het een arbeidsovereenkomst betreft.
- Geen rechtskeuze? Dan geldt het recht van het land waar de VA gevestigd is.
💡 Gevolg: Als een Belgische opdrachtgever werkt met een Nederlandse VA, maar geen rechtskeuze maakt, kan Nederlands recht van toepassing zijn.
Wat kunt u doen?
- Neem een rechtskeuzeclausule op in het contract (bijv. “Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing”).
- Definieer de bevoegde rechtbank bij geschillen (bijv. “Alle geschillen vallen onder de rechtbanken van Brussel”).
2. Belasting- en Sociale Bijdragen in Internationale Samenwerking
- Een buitenlandse VA is geen Belgische werknemer, dus er gelden geen Belgische sociale bijdragen.
- De VA betaalt belastingen in zijn eigen land, tenzij hij meer dan 183 dagen per jaar in België werkt.
- Sommige landen vereisen een retainer contract als bewijs voor zelfstandige activiteiten.
💡 Tip: Als u een buitenlandse VA inhuurt, overleg met een boekhouder over eventuele fiscale verplichtingen.
- Als de overeenkomst via een platform voor virtuele assistentie is gesloten (bijvoorbeeld Upwork, Freelancer, Fiverr), kan het platform een standaard keuze van recht hebben. Vaak worden de rechtsregels van het land van het platform of het land van de platformbeheerder van toepassing, wat bij internationale partijen kan leiden tot een gemengde rechtskeuze. Dit betekent dat het recht van de VS, het VK of andere landen van toepassing kan zijn, afhankelijk van het platform.
Als een virtueel assistent toegang krijgt tot persoonsgegevens (zoals klantgegevens, e-mails, facturen), moet u rekening houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR – EU 2016/679).
Wat betekent dit in de praktijk?
- De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.
- De VA wordt een verwerker als hij/zij gegevens beheert of verwerkt.
- Een DPA (Data Processing Agreement) kan verplicht zijn.
Wat opnemen in het contract?
- Geheimhoudingsclausule: De VA mag klantgegevens niet delen of kopiëren.
- Beperking van toegang: De VA krijgt alleen toegang tot strikt noodzakelijke gegevens.
- Dataretentiebeleid: Hoe lang mag de VA gegevens bewaren?
- Beveiligingsmaatregelen: De VA moet werken met sterke wachtwoorden en beveiligde systemen.
💡 Let op: Als een VA buiten de EU werkt (bijv. in de VS of India), gelden extra regels voor internationale gegevensoverdracht.
Veel VA’s creëren content, ontwerpen of andere intellectuele prestaties voor hun opdrachtgever. Maar wie is de wettelijke eigenaar van dit werk?
Belangrijke juridische principes
- Auteursrecht blijft standaard bij de maker, tenzij anders bepaald.
- De opdrachtgever krijgt alleen een gebruiksrecht, tenzij het contract zegt dat de intellectuele eigendom volledig overgaat.
- Geen schriftelijke overdracht? Dan mag de VA het werk hergebruiken of zelfs verkopen aan anderen.
Wat opnemen in het contract?
- Volledige overdracht: “Alle intellectuele eigendomsrechten op het werk dat door de VA wordt gecreëerd, gaan over op de opdrachtgever na volledige betaling.”
- Beperkt gebruiksrecht: “De opdrachtgever krijgt een exclusieve licentie voor gebruik, maar de VA behoudt het auteursrecht.”
- Geen overdracht: “De VA blijft eigenaar van alle content en verleent enkel een tijdelijke licentie.”
Voorbeeld:
Een VA ontwerpt een logo of schrijft een blogartikel. Zonder overdrachtsclausule kan hij hetzelfde werk later aan andere bedrijven verkopen.
Omdat een VA als zelfstandige werkt, gelden arbeidswetgeving en sociale bescherming niet automatisch. Toch kan het contract regels bevatten over werkuren, diversiteit en non-discriminatie.
Wat opnemen in het contract?
- Geen verplichting tot vaste werkuren, tenzij anders overeengekomen.
- Non-discriminatieclausule: De opdrachtgever mag de VA niet discrimineren op basis van geslacht, ras, religie, enz.
- Werkdruk en deadlines: Redelijke termijnen moeten gerespecteerd worden.
💡 Waarom is dit belangrijk?
- Een VA kan eisen stellen over werkdruk en ethische normen.
- Beschermt de reputatie van de opdrachtgever (bijvoorbeeld bij klachten over uitbuiting).
- Voorkomt schijnzelfstandigheid als de opdrachtgever te veel controle uitoefent.
Als er een conflict ontstaat tussen opdrachtgever en VA, is het belangrijk om vooraf vast te leggen:
- Welk recht van toepassing is.
- Welke rechtbank bevoegd is bij een geschil.
Drie mogelijke opties:
- Nationale rechtbanken: “Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing en geschillen worden beslecht door de rechtbanken van Brussel.”
- Arbitrage of bemiddeling: “Bij een geschil streven partijen naar een minnelijke schikking via een erkende arbitrage-instantie.”
- Online Dispute Resolution (ODR, vooral bij internationale samenwerking): Voor grensoverschrijdende conflicten kan Online Dispute Resolution van de EU worden ingeschakeld.
💡 Waarom dit belangrijk is:
- Voorkomt dat een VA uit een ander land zijn eigen rechtbank inschakelt.
- Bespaart kosten en tijd bij juridische procedures.
- Geeft beide partijen meer zekerheid bij internationale samenwerking.
Een Virtueel Assistent Overeenkomst biedt veel flexibiliteit, maar moet juridisch correct zijn om risico’s te vermijden:
- Beschermt tegen schijnzelfstandigheid (geen risico op verborgen arbeidsrelatie).
- Voorkomt belasting- en sociale zekerheidsproblemen bij internationale samenwerking.
- Legt duidelijk vast welk recht en welke rechtbank van toepassing is.
- GDPR en Gegevensbescherming: Voorkom datalekken en juridische risico’s bij internationale VA’s.
- Intellectuele Eigendom: Bepaal wie eigenaar is van gemaakte content of ontwerpen.
- Werkomstandigheden en Ethiek: Zorg voor duidelijke regels rond flexibiliteit, non-discriminatie en redelijke werkdruk.
Ben je op zoek naar meer juridische documenten? Kies dan voor ons EasyLegal-abonnement.
Voor een eenmalige kost van slechts € 297,- (BTW incl) krijg je toegang tot alle documenten op onze website, inclusief updates.
Veel gestelde vragen over de virtueel assistent overeenkomst
Wat is een virtueel assistent?
Een virtueel assistent (VA) is een zelfstandige dienstverlener die op afstand administratieve, commerciële of technische ondersteuning biedt aan bedrijven en ondernemers. Dit kan gaan om:
- Administratie (facturen, e-mails, agendabeheer)
- Klantenservice (telefoondienst, klachtenbehandeling)
- Social media & marketing (contentbeheer, advertenties)
- IT & technische ondersteuning (websitebeheer, data-invoer)
Juridische status
- Een VA werkt meestal als zelfstandige en factureert zijn/haar diensten.
- In sommige gevallen kan een VA via een interimkantoor of als werknemer werken.
- Zonder duidelijke contractafspraken kan een VA onbedoeld als schijnzelfstandige worden beschouwd, met sociale en fiscale gevolgen.
💡 Waarom een contract nodig is:
- Beschermt bedrijfsinformatie en regelt aansprakelijkheid.
- Legt tarieven en werkafspraken juridisch vast.
- Vermijdt discussie over rechten op intellectuele eigendom.
Wat is het verschil tussen een virtuele assistent-overeenkomst en een arbeidsovereenkomst?
Het verschil tussen een virtueel assistent-contract (freelance) en een arbeidsovereenkomst zit in de wijze van samenwerking en het juridische statuut van de VA.
| Kenmerk | Virtueel Assistent Overeenkomst (Freelance) | Arbeidsovereenkomst |
|---|---|---|
| Zelfstandigheid | VA bepaalt eigen werkuren en methodes | Werkgever bepaalt werkuren en taken |
| Betaling | Facturatie per uur, project of maand | Vast loon + sociale bijdragen |
| Sociale zekerheid | VA betaalt eigen sociale bijdragen | Werkgever betaalt sociale lasten |
| Aansprakelijkheid | VA is zelf verantwoordelijk voor fouten | Werkgever draagt de meeste risico’s |
| Concurrentie | VA mag voor meerdere klanten werken (tenzij anders bepaald) | Werknemer mag niet zomaar voor concurrenten werken |
Juridische andachtspunten
- Schijnzelfstandigheid: Als een VA te veel instructies krijgt en op vaste uren moet werken, kan hij/zij als werknemer worden beschouwd, met fiscale en sociale gevolgen.
- Geen arbeidsovereenkomst? Dan is de opdrachtgever niet aansprakelijk voor ziekte of werkloosheid van de VA.
💡 Hoe dit voorkomen?
- Benoem expliciet dat de samenwerking op zelfstandige basis gebeurt.
- Zorg ervoor dat de VA geen vaste werktijden heeft en zelf kan bepalen hoe hij/zij werkt.
Is het verplicht om een overeenkomst voor virtuele assistenten te hebben?
Neen, een schriftelijke overeenkomst is niet wettelijk verplicht, maar is wel sterk aanbevolen om juridische problemen te voorkomen.
Waarom een contract opstellen?
- Duidelijke afspraken over werk, betaling en geheimhouding.
- Bescherming bij geschillen (zonder contract is een mondelinge afspraak moeilijk te bewijzen).
- Voorkomt fiscale en sociale onzekerheid (bijv. schijnzelfstandigheid).
💡 Zonder contract kan de VA in geval van een conflict moeilijk aantonen wat werd afgesproken, en riskeert de opdrachtgever juridische en fiscale complicaties.
Welke documenten heeft een virtueel assistent nodig?
Een VA heeft verschillende juridische en administratieve documenten nodig, afhankelijk van de aard van de samenwerking.
Essentiële documenten
- Virtueel Assistent Overeenkomst: Regelt taken, tarieven, aansprakelijkheid en geheimhouding.
- Facturen & boekhouding: Als zelfstandige moet de VA correct factureren.
- GDPR/Verwerkersovereenkomst: Indien de VA klantengegevens verwerkt.
- Geheimhoudingsovereenkomst (NDA): Beschermt gevoelige bedrijfsinformatie.
- Opdrachtbevestigingen of projectvoorstellen: Extra zekerheid over de samenwerking.
Afhankelijk van hoe een virtueel assistent (VA) werkt, kunnen nog andere juridische documenten nodig zijn:
- Algemene Voorwaarden: Regelt gebruiksregels en aansprakelijkheid voor VA’s met een website.
- Privacyverklaring & Cookiebeleid (GDPR-proof): Verplicht bij verzamelen van persoonsgegevens (zoals e-mails of klantgegevens).
- Overeenkomst met Onderaannemers: Verzekert dat een VA die samenwerkt met freelancers heldere afspraken maakt over taken, betaling en geheimhouding.
- Dienstverleningsovereenkomst: Nuttig als een VA losse diensten aanbiedt, met duidelijke afspraken over levering en betaling.
- Factuurvoorwaarden: Voorkomt wanbetaling en regelt voorschotten en boetes bij laattijdige betaling.
💡 Een correct juridisch kader beschermt zowel de VA als de opdrachtgever tegen misverstanden, GDPR-inbreuken en betalingsproblemen.
Wie kan een overeenkomst voor virtuele assistenten aangaan?
Een Virtueel Assistent Overeenkomst kan worden afgesloten door iedereen die een virtuele assistent wil inhuren, maar de juridische vorm van de opdrachtgever en VA speelt een belangrijke rol.
Wie kan een VA-contract afsluiten?
- Zelfstandige ondernemers en freelancers → Huren vaak een VA in voor administratieve of ondersteunende taken.
- KMO’s en grote bedrijven → Kunnen een VA inschakelen als tijdelijke of externe hulp.
- Organisaties en vzw’s → Kunnen een VA inzetten voor administratieve en communicatietaken.
Wie kan optreden als virtueel assistent?
- Zelfstandige freelancers (vaak in hoofdberoep of bijberoep).
- Interim- of payrollkrachten (indien VA via een bemiddelingsbureau werkt).
- Werknemers met een vast contract die als VA werken binnen een organisatie.
💡 Belangrijkste juridische aandachtspunten
- Zelfstandige VA’s moeten een ondernemingsnummer en btw-nummer hebben indien btw-plichtig.
- Bij internationale samenwerking moeten partijen duidelijk het toepasselijk recht bepalen.
- Een werknemer mag niet zomaar freelancen als VA, tenzij hij voldoet aan de regels voor zelfstandigheid in bijberoep.
Wat is de duur van een overeenkomst voor virtuele assistenten?
De looptijd van een Virtueel Assistent Overeenkomst hangt af van de afspraken tussen opdrachtgever en VA. Er zijn twee hoofdvormen:
Contract voor bepaalde duur
- Gaat in op een specifieke startdatum en eindigt automatisch op een afgesproken einddatum.
- Wordt vaak gebruikt voor projectmatig werk (bijv. social media beheer gedurende 6 maanden).
- Kan verlengd worden indien beide partijen akkoord gaan.
Contract voor onbepaalde duur
- Blijft geldig tot een van de partijen opzegt.
- Vaak gebruikt bij doorlopende samenwerking (bijv. een VA die maandelijks facturen verwerkt).
- Moet een opzegtermijn bevatten om juridische conflicten te voorkomen.
💡 Belangrijke clausules in het contract
- Opzegging: Wat gebeurt er als een van de partijen het contract wil beëindigen?
- Opzegtermijn: Moet de VA of opdrachtgever een maand op voorhand verwittigen?
- Schadevergoeding: Wat als de VA plots stopt en dit nadelige gevolgen heeft voor de opdrachtgever?
Kan ik de Virtueel assistent overeenkomst onbeperkt downloaden?
Als Easylegal lid krijgt u toegang tot een databank welke maandelijks nieuwe documenten en overeenkomsten worden toegevoegd. Met uw lidmaatschap krijgt u toegang tot al deze juridische documenten.
Beschik ik met het abonnement over meer documenten dan dewelke ik in de webshop kan kopen?
Ja. Als met een lidmaatschap heeft u niet alleen toegang tot alle overeenkomsten en brieven uit de webshop maar kan u ook gebruik maken van de vele checklists en organagrammen die niet als los document kunnen aangekocht worden.
Is maatwerk ook mogelijk?
Zeker wel! Het Easylegal team bestaat ook uit juristen met elk hun expertise. Afhankelijk van uw noden, wordt er een aparte offerte opgesteld, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Voor een overeenkomst of juridisch document kan u ons best bellen en maken we graag tijd voor u vrij.
Ik wil zeker zijn. Kan ik documenten laten nalezen?
Uiteraard! Bestaande contracten en overeenkomsten kunnen ook door één van onze juristen worden nagelezen. Dit zit niet vervat in het lidmaatschap, maar wees ook gerust. Ook hier hebben we gunstige tarieven voor u klaar. Neem met ons contact op en we antwoorden u met een gepaste offerte.
