In het gedeelte over diensten worden de acties beschreven die door de virtueel assistent voor de klant zullen worden uitgevoerd. In de sectie  "Omschrijving van de diensten" worden de specifieke diensten uiteengezet die de dienstverlener zal verlenen aan de klant. Hierin wordt ook de clausule opgenomen dat de diensten tijdens de loop van de overeenkomst kunnen aangepast worden.

Het gedeelte over diensten moet kort en specifiek zijn. Het moet aangeven wat de virtuele assistent moet doen, hoe vaak ze het moeten doen en wanneer het werk klaar zal zijn.

De clausule "mijlpalen" beschrijft de uit te voeren werkzaamheden en eventuele deadlines of mijlpalen die moeten worden gehaald.

De omvang van het werk is belangrijk omdat het de verwachtingen voor beide partijen schept en misverstanden helpt voorkomen. Tegelijkertijd is het belangrijk om realistisch te zijn over wat er binnen het gegeven tijdsbestek kan worden bereikt.

Een belangrijk element van het contract voor virtuele assistenten is om de aard van de werkregeling te specificeren - dat de VA of dienstverlener wettelijk wordt beschouwd als een onafhankelijke contractant van uw bedrijf, en niet als een werknemer. Dat zorgt ervoor dat u niet voor een aantal traditionele werkgeverslasten komt te staan, zoals loonheffingen en personeelsbeloningen.

(Natuurlijk bent u nog steeds welkom om bepaalde voordelen te bieden, vooral voor langdurige medewerkers die echt een integraal onderdeel van uw team worden.)

In het gedeelte over de duur van de termijn wordt aangegeven hoe lang deze overeenkomst van kracht zal zijn. In dit gedeelte wordt ook de begin- en einddatum van de diensten van de virtuele assistent gespecificeerd.

Het is belangrijk om een duidelijke begin- en einddatum te hebben voor de diensten van de virtuele assistent, zodat beide partijen weten wanneer de werkrelatie begint en eindigt. Dit helpt ook verwarring te voorkomen over hoe lang de virtuele assistent naar verwachting zal werken.

Hier zijn enkele veelvoorkomende manieren om de looptijd van een VA-contract te beschrijven:

Project: De diensten van de virtuele assistent zijn nodig voor een specifiek project met een duidelijke begin- en einddatum.
Vaste tijd: Een contract voor bepaalde tijd schetst de tijd dat de virtuele assistent zal werken. Dit is gebruikelijk voor virtuele assistenten die continu aan het werk zijn.
Onbepaalde tijd: Een contract voor virtuele assistenten voor onbepaalde tijd heeft geen vaste einddatum. Dit type contract wordt meestal gebruikt voor virtuele assistenten die naar behoefte werken.

In het contract moet ook worden opgenomen hoe lang de opdracht zal duren (misschien voor onbepaalde tijd) en hoe de overeenkomst door beide partijen kan worden beëindigd. U kunt bijvoorbeeld om de standaard opzegtermijn van 2 weken van uw VA vragen als ze gaan stoppen. Een VA-bedrijf kan u een opzegtermijn van 30 dagen vragen voordat u uw abonnementsbetaling beëindigt.

Ten slotte zullen meer contracten voor virtuele assistenten een vorm van geheimhoudingsovereenkomst bevatten. In principe is het idee hier om te voorkomen dat uw bedrijfsmiddelen (inloggegevens, klantenlijsten, groeistrategieën, bedrijfsgeheimen, bedrijfsprocessen) in verkeerde handen vallen.

Het NDA-gedeelte van de geheimhoudingsovereenkomst van het contract verbiedt de VA of serviceprovider om uw gevoelige informatie met andere partijen te delen. U kunt ook een niet-concurrentiebeding toevoegen, waardoor ze binnen een bepaalde periode (vaak 2 jaar) geen concurrerend bedrijf kunnen starten.

Ik ben geen juridisch expert, dus ik kan niet precies zeggen hoe afdwingbaar de NDA / niet-concurrentiebeding / niet-wervingsclausules zullen zijn voor buitenlandse virtuele assistenten, maar als je ze in je contract opneemt, lijkt het alsof je het bedrijf serieus neemt en je zeker geen pijn kan doen.

Niemand vindt het leuk om een klant te ontslaan. Het is ongemakkelijk en ongemakkelijk.

Maar ik ga het je nu vertellen... op een bepaald moment in uw VA-bedrijf zult u waarschijnlijk afscheid moeten nemen van een klant.

Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw contract voor virtuele assistenten bepalingen bevat over hoe de beëindiging zal plaatsvinden.

Idealiter gaat een project goed, hou je van je klant en hoef je deze clausule niet uit te oefenen. Het is echter beter om voorbereid te zijn met een specifieke clausule, voor het geval er een ongelukkige noodzaak is om deze te gebruiken.

Uw beëindigingsbepaling moet ten minste het volgende bevatten:

Wie kan beëindigen – Zorg ervoor dat het specifiek is of beide partijen het recht hebben om te beëindigen.
Hoe te beëindigen – Welk proces moet worden gevolgd voordat het wordt beëindigd? Moet het schriftelijk/via e-mail gebeuren?
Wanneer beëindigen – Hoeveel opzegtermijn is nodig voordat de beëindiging van kracht wordt?
Betaling – Hoe wordt de betaling afgehandeld als de overeenkomst wordt beëindigd? Doorgaans wordt de aannemer pro rata betaald, wat betekent dat hij wordt betaald voor het werk dat is voltooid totdat de beëindiging van kracht is, maar dit moet specifiek worden vermeld.

Als een klant daarom vraagt, kan een virtuele assistent instemmen met een beperkend beding, zoals een concurrentiebeding of een niet-wervingsbeding.

Voor degenen die niet bekend zijn met deze bepalingen: een niet-concurrentiebeding beperkt uw mogelijkheden om gedurende een bepaalde periode of binnen een bepaald geografisch gebied hetzelfde soort bedrijf uit te oefenen als uw cliënt.

Een niet-wervingsbeding betekent dat de ene partij ermee instemt om geen klanten of klanten van de andere partij op de markt te brengen, te adverteren of anderszins te benaderen.

Om te kunnen worden gehandhaafd, moeten deze bepalingen redelijk zijn. Zorg ervoor dat u de volledige voorwaarden van deze beperkingen in uw contract vermeldt; Sommige convenanten die te specifiek zijn, kunnen uw vermogen om zaken te doen beperken. Zorg ervoor dat u de wetten van uw staat controleert voordat u akkoord gaat met beperkende convenanten, aangezien de mogelijkheid om te worden afgedwongen sterk kan verschillen van staat tot staat.

In de online zakenwereld zien we meestal dat deze bepalingen worden gebruikt wanneer een bedrijf werkt met onderaannemers die op een vergelijkbaar gebied werken.

Als u bijvoorbeeld uw eigen bedrijf voor virtuele assistenten hebt en u andere virtuele assistenten inhuurt om specifieke producten uit te besteden, kan het contract beperkende convenanten bevatten om ervoor te zorgen dat de onderaannemer niet probeert uw klanten te werven.

In het gedeelte over vergoedingen wordt beschreven hoeveel de virtuele assistent zal worden betaald voor hun diensten. Dit gedeelte moet het uurtarief of de projectkosten bevatten en wanneer en hoe de virtuele assistent wordt betaald.

Het is belangrijk om duidelijk te zijn over de vergoeding, zodat er geen misverstanden bestaan over hoeveel de virtuele assistent zal worden betaald. Dit helpt ook om problemen met de betaling te voorkomen als de virtuele assistent niet op tijd wordt betaald.

Enkele belangrijke aspecten die tot deze sectie behoren, zijn:

Uurtarief of projectvergoeding: Dit is hoeveel de virtuele assistent wordt betaald voor zijn diensten.
Betalingsschema: Dit is het schema van wanneer de virtuele assistent wordt betaald. De periode kan wekelijks, tweewekelijks (2 loonlijsten per maand) of maandelijks zijn.
Betaalmethode: Dit is hoe de virtuele assistent wordt betaald. Dit kan zijn via PayPal, directe storting of cheque.
Facturatie: Dit is hoe de virtuele assistent zijn facturen verstuurt. Dit kan via e-mail, een online factureringssysteem of per post.

Als u mogelijkheden heeft voor uw virtuele assistent om overuren te maken, verkoopcommissie te verdienen of andere prestatiegebonden bonussen, kunt u dat ook in het contract opnemen.

Een "overmacht"-gebeurtenisclausule verontschuldigt over het algemeen de niet-nakoming of onderbreking van de service van een leverancier wanneer deze te wijten is aan omstandigheden buiten zijn controle. Voorbeelden van overmacht zijn een pandemie of actie van een overheidsinstantie, maar het is de moeite waard om te overwegen (en te bespreken) wat er nog meer onder de definitie valt in elk specifiek geval.

Dit verduidelijkt dat al het werk dat de Virtueel assistent doet in het kader van zijn/haar opdracht uitsluitend eigendom zijn van de opdrachtgever.