Notulen (gewone) Algemene Vergadering
Mis geen enkel punt op je jaarlijkse algemene vergadering
€ 27,- (BTW incl.)
Wil je meer uit je vergaderingen halen en je tijd optimaal benutten? Dan zijn effectieve notulen de sleutel!
Vergaderingen zijn dikwijls langdradig en tijdrovend. Zijn deze goed voorbereid dan:
- leiden ze snel naar de kern van de zaak
- leggen ze belangrijke inzichten en actiepunten vast
- vergroten ze betrokkenheid van de teamleden
- worden misverstanden tot een minimum herleid
Niet alleen handig voor drukbezette professionals die waardevolle tijd willen besparen en productiever willen zijn. Maar ook voor iedereen die een vergadering moet organiseren.
“Met een effectief verslag kun je de belangrijkste punten van een vergadering vastleggen. Inclusief de besproken onderwerpen, genomen beslissingen en toegewezen taken”
Zo kunnen teamleden later snel en gemakkelijk terugkijken op eerdere vergaderingen en de voortgang van projecten volgen. Hierna bespreken we enkele praktische tips om het meeste uit je vergaderingen te halen.
Ben je een teamleider, projectmanager of gewoon een deelnemer? Met deze tips worden je vergaderingen:
- productiever
- meer georganiseerd
- waardevoller
Laten we beginnen met het optimaliseren van je vergaderingen en tijd besparen met een effectief verslag!
Andere namen
Notulen werkoverleg
Notulen dividenduitkering
Notulen buitengewone algemene vergadering
Verslag algemene vergadering
Wat zijn Notulen (gewone) Algemene Vergadering?
Een vennootschap is verplicht ten minste één keer per jaar een algemene vergadering van aandeelhouders te houden. Dit is een verplichting volgens het wetboek van vennootschappen. De vergadering en notulen kennen enkele vaste agendapunten.
“Notulen zijn een kort verslag van wat alle aandeelhouders tijdens een algemene vergadering besproken en besloten hebben”
In de algemene vergadering notulen wordt in ieder geval vermeld:
- wie aanwezig is
- hoeveel stemmen er uitgebracht kunnen worden
- hoe er gestemd is
- welke besluiten er genomen zijn
Sommige beslissingen eisen een minimum aanwezigheid om rechtsgeldig te zijn.
Kortweg:
- Goede en duidelijke notulen zeggen veel over de professionaliteit van de onderneming
- Voldoen ze aan alle wettelijke vereisten en ontstaan er betwistingen? Dan kan een rechtbank ze niet nietig verklaren.
- Overzichtelijke notulen zorgt ervoor dat genomen beslissingen gemakkelijk terug gevonden worden
- Geen discussie over voorgaande vergaderingen door aanneming van vorige verslagen
Wanneer heb ik Notulen (gewone) Algemene Vergadering nodig?
De aandeelhouders van vennootschappen en verenigingen komen om allerlei redenen samen. Die redenen, beslissingen, aanwezigheden, … moeten genoteerd worden.
Deze notulen zijn bedoeld voor de jaarlijkse gewone aandeelhoudersvergadering.
Vergaderen de aandeelhouders buiten deze jaarlijkse vergadering gebruik dan de template notulen buitengewone algemene vergadering. Worden statuten gewijzigd? Gebruik dan de template notulen (buiten)-gewone algemene vergadering met statutenwijziging.
Notulen Algemene Vergadering van Aandeelhouders maak je als je de jaarlijkse Algemene Vergadering houdt. Met een schriftelijk verslag heb je altijd iets om op terug te vallen. Je legt er alles in vast van wat besproken en besloten is. Zeker wanneer er later onduidelijkheid ontstaat over bepaalde besluiten.
Download gratis een voorbeeld Notulen (gewone) Algemene Vergadering
De inhoud van het document wordt bepaald op basis van de keuzes die u maakt
Uw document rechtsgeldig maken
Maak je document
Maak je document door te kiezen wat voor uw concrete situatie van toepassing is en verwijder alle andere opties. Vul de gevraagde gegevens in. Assistentie kan via onze chat
Controleer je document
Controleer je document om er zeker van te zijn dat deze volledig aansluit bij uw behoefte. Bij twijfel kan je het document door een jurist laten nakijken.
Ondertekenen
Zorg dat alle partijen het document ondertekenen en maak het zo bindend voor iedereen
Sla het document op
Ieder van de partijen draagt er zorg voor het document zorgvuldig te bewaren
Wat staat er in Notulen (gewone) Algemene Vergadering
De inhoud van de notulen van een algemene vergadering varieert afhankelijk van:
- het soort vergadering
- de organisatie
- de specifieke onderwerpen die besproken worden.
Over het algemeen bevatten notulen de volgende informatie:
Gerelateerde documenten
Easylegal leden die Notulen (gewone) Algemene Vergadering opstelden, hebben ook volgende documenten gemaakt:
Word nu lid en krijg ongelimiteerd toegang
Voor € 297,- (BTW incl) krijgt u ongelimiteerde toegang tot alle documenten, checklists en rechtswijzers over tientallen juridische kwesties
Veel gestelde vragen over Notulen (gewone) Algemene Vergadering
Voordelen voor het gebruik van Notulen
Tijdens een vergadering of bespreking worden vaak verschillende onderwerpen behandeld, afspraken gemaakt, besluiten genomen en actiepunten bepaald. Dit zijn uitkomsten die voor een organisatie van groot belang zijn. Goed opgestelde notulen hebben het voordeel dat:
- Afspraken worden vastgelegd
Notulen zijn essentieel voor het vastleggen van belangrijke uitkomsten binnen een vergadering. In de notulen worden afspraken, besluiten en acties namelijk helder vastgelegd om op een later tijdstip op terug te kunnen grijpen. - Acties goed opgevolgd worden
Het maken van notulen helpt bij een goede opvolging van de acties uit een vergadering. In een verslag kunnen de deelnemers later rustig nalezen wat er precies besloten is en welke acties door wie, wanneer moeten worden gedaan. - Verantwoording achteraf
Door in notulen afspraken vast te leggen, kan daar achteraf geen discussie over plaatsvinden. Mocht dit toch het geval zijn, kunnen notulen tevens als een verantwoording dienen. Hierin staat immers beschreven wat er is afgesproken. - Afwezigen en stakeholders zijn geïnformeerd
Notulen maken de inhoud van een vergadering ook inzichtelijk voor degenen die niet aanwezig waren. Zij kunnen in het verslag rustig nalezen wat er allemaal is besloten. Het verslag is tevens een goede basis voor de communicatie met stakeholders. - Startpunt volgende vergadering
Notulen kunnen ook het startpunt zijn voor een volgend overleg. Als er belangrijke punten naar boven zijn gekomen, kan hier later op in worden gegaan. In de notulen staat beschreven wat de vorige keer is besloten, zodat geen discussie hoeft plaats te vinden. - Monitoring en certificering
Een verslag kan de voortgang van bedrijfsprocessen en projecten inzichtelijk maken. Zo wordt het notuleren een middel om de bedrijfsvoering te bewaken. Daarnaast is notuleren essentieel om in aanmerking te komen voor certificering.
Wat betekent décharge
Decharge verwijst naar de formele kwijting of vrijwaring die wordt verleend aan de bestuurders of het bestuur van een organisatie voor hun handelingen en beslissingen gedurende een bepaalde periode, meestal een boekjaar. Tijdens jaarlijkse algemene vergaderingen hebben de aandeelhouders of leden van een organisatie vaak de gelegenheid om het bestuur te “dechargeren” voor hun activiteiten tijdens het afgelopen jaar. Dit betekent dat de aandeelhouders de handelingen en beslissingen van het bestuur goedkeuren en hen vrijstellen van aansprakelijkheid voor die periode.
Het verlenen van decharge is een belangrijke stap in het goedkeuringsproces tijdens jaarvergaderingen. Het toont aan dat de aandeelhouders of leden vertrouwen hebben in het bestuur en hun verantwoordelijkheden gedurende het afgelopen jaar. Het is echter belangrijk op te merken dat decharge geen absolute vrijwaring is van aansprakelijkheid, vooral niet in gevallen van wangedrag of ernstige nalatigheid.
Wat is het belang van efficiënte vergaderingen?
Voor velen voelt een vergadering aan als tijdverspilling omwille van een slechte organisatie of rolverdeling.
Hieronder vind je enkele concrete tips om een vergadering op een goede manier te organiseren en tot een goed einde te brengen.
1. Bepaal de doelen op voorhand
Een efficiënte vergadering begint bij een juiste voorbereiding. Leg je doel en timing vast. Een belangrijke vergadering met belangrijke beslissingen vraagt om een comfortabele ruimte. Zorg voor voldoende ruimte voor dossiers en voldoende stoelen voor je deelnemers. Een korte, informele vergadering daarentegen die voornamelijk snel moet verlopen heeft minder voorbereiding nodig. Staand vergaderen zorgt voor snelle beslissingen.
2. Bereid de agenda op voorhand voor
Zorg dat de agenda vast ligt voor je een uitnodiging verstuurt. Op deze manier kunnen mensen zien of ze er baat bij hebben aanwezig te zijn. Maak echter nooit de fout om een uitnodiging te versturen naar mensen waarvan je zeker bent dat ze er geen baat bij hebben.
3. Zorg voor het nodige materiaal
Voorzie een beamer of flipchart wanneer er een korte presentatie gegeven wordt. Zorg voor een laptop voor de notulist.
4. Verdeel de rollen
Iedere vergadering beschikt over een facilitator. Deze persoon zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en dat er op een juiste manier beslissingen worden genomen. Duid ook zeker een notulist aan. Deze zorgt dat alles wat gezegd is in een overzichtelijk verslag wordt gegoten, dat achteraf naar belanghebbenden kan worden doorgestuurd. Splits de deelnemerslijst ook op in drie categorieën: aanwezig, geëxcuseerd en afwezig. Op deze manier kan je de geschiedenis nagaan van aanwezigheid binnen een bepaalde groep. Iemand die de tijd bij houdt is ook zeker geen overbodige luxe.
5. Neem pauze
Zorg voor voldoende pauze voor je deelnemers. Indien de discussie te heftig wordt hebben je deelnemers mogelijk even nood aan reflectie. Respecteer deze nood en maak je vergadering niet te intensief.
6. Hou je doel voor ogen
Een vergadering verliest snel aan kracht wanneer er steeds van het topic afgeweken wordt. Neem hier actie en benoem dit wanneer dit gebeurt. Neem de leiding en geef aan dat je verder wilt met de van vooraf bepaalde agenda.
7. Laat de stille minderheid aan het woord
Wanneer een meerderheid een bepaalde mening deelt wil dit nog niet zeggen dat de stille minderheid geen recht van spreken heeft. Enerzijds om de democratie binnen je vergadering te respecteren, maar anderzijds om mogelijk interessante ideeën te aanhoren en te overwegen.
8. Respecteer de tijd
Op voorhand geef je de juiste plaats, tijdstip en duur van de vergadering aan. Tijdens de vergadering heb je dus een bepaalde tijd te respecteren. Op deze manier dreigt je vergadering na verloop van tijd niet leeg te lopen omwille van andere afspraken.
9. Respecteer gemaakte beslissingen
Ga in een vergadering een vorige beslissing niet in twijfel trekken. Op deze manier wek je frustratie op bij je deelnemers.
10. Maak een lijst met wat nog dient te gebeuren
To do’s zijn zeer belangrijk aan het eind van de vergadering. Ze zorgen voor een vooruitgang van het proces en het bereiken van de doelen van de vergadering en de groep. Stel deze dus op en verspreid deze gelijk over de (aanwezige) groepsleden, maar doe dit in samenspraak met hen.
11. Annuleer de vergadering indien nodig
Niet iedere reden is voldoende om een vergadering te annuleren of te verplaatsen. Wanneer een gastspreker of bepaalde partner die een sleutelrol heeft binnen de vergadering het niet kan halen bijvoorbeeld is een goede reden om de vergadering te verplaatsen of annuleren. Indien dit niet gebeurt, loop je het risico de tijd van je deelnemers te verkwisten.
Wie stelt de Notulen (gewone) Algemene Vergadering op?
Staat er niets over vaststelling van de Notulen in de statuten, dan worden deze vastgesteld door de voorzitter en de secretaris. De vaststelling kan ook bij een eerstvolgende AVA aandeelhouders plaatsvinden.
Kan ik de de Notulen (gewone) Algemene Vergadering onbeperkt downloaden?
Als Easylegal lid krijgt u toegang tot een databank welke maandelijks nieuwe documenten en overeenkomsten worden toegevoegd. Met uw lidmaatschap krijgt u toegang tot al deze juridische documenten.
Beschik ik met het abonnement over meer documenten dan dewelke ik in de webshop kan kopen?
Ja. Als met een lidmaatschap heeft u niet alleen toegang tot alle overeenkomsten en brieven uit de webshop maar kan u ook gebruik maken van de vele checklists en organagrammen die niet als los document kunnen aangekocht worden.
Is maatwerk ook mogelijk?
Zeker wel! Het Easylegal team bestaat ook uit juristen met elk hun expertise. Afhankelijk van uw noden, wordt er een aparte offerte opgesteld, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Voor een overeenkomst of juridisch document kan u ons best bellen en maken we graag tijd voor u vrij.
Ik wil zeker zijn. Kan ik documenten laten nalezen?
Uiteraard! Bestaande contracten en overeenkomsten kunnen ook door één van onze juristen worden nagelezen. Dit zit niet vervat in het lidmaatschap, maar wees ook gerust. Ook hier hebben we gunstige tarieven voor u klaar. Neem met ons contact op en we antwoorden u met een gepaste offerte.