De reikwijdte van de licentie- of toegangsclausule definieert de manieren waarop gebruikers uw product mogen gebruiken. Deze clausules zijn niet universeel; Ze kunnen gebruikers verschillende scopes en soorten rechten bieden.

Bij moderne SaaS-bedrijven zijn toegangsclausules relevanter dan licentieclausules, omdat de meeste producten niet op licentiebasis worden verkocht, in tegenstelling tot traditionele downloadbare software. Het opslaan van kopieën van software op het apparaat van een gebruiker is waarvoor licentieovereenkomsten vereist zijn. De kans is dus groter dat u het bereik van toegangsclausules ziet.

Een beperking van aansprakelijkheid clausule wordt gebruikt door de SaaS-diensten om zichzelf te beschermen tegen juridische stappen van een eindgebruiker die bepaalde schade eist. Aangezien de koper de overeenkomst zal ondertekenen nadat de SaaS-onderhandelingen zijn afgerond, is hij contractueel gebonden aan deze clausule.

Als bijvoorbeeld het SaaS-model niet goed werkt en het bedrijf van de koper hierdoor schade lijdt, beperkt de beperking van de aansprakelijkheid het vermogen van de koper om eventuele verliezen te verhalen.

Deze clausule moet definiëren wat uw abonnement omvat; prijzen, betalingsvoorwaarden en hoe de leverancier de overeengekomen diensten zal leveren. Als koper moet u precies kunnen zien hoeveel u in rekening wordt gebracht, hoe vaak en welke betaalmethode wordt gebruikt.

De meeste SaaS-overeenkomsten maken gebruik van maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse abonnementen.

Het gebruik van een stuk software zal een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige gegevens genereren, zowel aan de kant van de gebruiker als aan de kant van de provider. Een clausule over gegevenseigendom en gegevensbeveiliging definieert wie de eigenaar is van de gegevens die door het softwarebedrijf worden verzameld.

Houd er rekening mee dat SaaS-providers in de meeste abonnementsmodellen meestal verantwoordelijk zijn voor het hosten van klantgegevens, het kan verwarrend zijn om te definiëren wie de eigenaar is van de gegevens.

De clausule moet ook het volgende omvatten:

• Hoe informatie kan worden opgeslagen, verspreid en geopend
• Een privacybeleid inzake gegevensbescherming en toegang van derden
• Informatie over fysieke beveiliging, back-ups, versleuteling en wat er gebeurt als er een inbreuk op de beveiliging is

Een clausule over klantenservice zal beschrijven hoe de SaaS-service ermee heeft ingestemd om ondersteuning te bieden aan de koper met betrekking tot de software. Het moet ook een venster geven voor responstijd, informatie over welk team contact zal opnemen met de klant en eventuele andere toepasselijke servicegaranties.

De clausule met betrekking tot beëindiging, verlengingsdatums en de duur van een contract is erg belangrijk in SaaS. Veel SaaS-contracten worden automatisch verlengd, wat betekent dat de overeenkomst automatisch opnieuw wordt gestart voor een nieuwe termijn en dat klanten maandelijks of jaarlijks worden gefactureerd zonder dat de leverancier het verkoopproces hoeft te herhalen.

Automatische verlengingen kunnen een groot probleem zijn voor kopers die de overgangsperiode missen. Ze verliezen dan hun vermogen om te onderhandelen over een nieuw bindend contract (indien van toepassing) of wijzigingen aan te brengen in hun abonnement voordat de nieuwe overeenkomst van kracht wordt.

Het wordt dus sterk aanbevolen om verlengingsclausules zorgvuldig te lezen en indien nodig aan te passen.

Een Service Level Agreement is een juridisch contract dat in meer detail definieert wat de software van de SaaS-leverancier zal bieden en wat de SaaS-koper verwacht te ontvangen van de leverancier. De SLA kan een op zichzelf staand document zijn of een clausule binnen de grotere SaaS-overeenkomst.

Specifiek voor SaaS wordt de SLA gebruikt om minimale prestatienormen vast te stellen, met name rond servicebeschikbaarheid (d.w.z. uptime). Hoe kleiner het uptimepercentage, hoe groter de (negatieve) impact op de eindgebruikers. De industriebenchmark is 99,9% gegarandeerde uptime, maar de meeste softwareleveranciers beloven tegenwoordig 99,99% uptime.)

Andere items die in de SLA kunnen worden opgenomen, zijn responstijden, ondersteuning, prijsstructuur, boetes voor de provider die niet aan garanties voldoet, prestatiestatistieken en KPI's, beveiliging van klantgegevens, naleving en meer.

Een uitbestedingsclausule geeft aan of het de SaaS-service wettelijk is toegestaan om de levering of het onderhoud van zijn softwareproduct op een bepaalde werkdag of op noodbasis uit te besteden.

Een "overmacht"-gebeurtenisclausule verontschuldigt over het algemeen de niet-nakoming of onderbreking van de service van een leverancier wanneer deze te wijten is aan omstandigheden buiten zijn controle. Voorbeelden van overmacht zijn een pandemie of actie van een overheidsinstantie, maar het is de moeite waard om te overwegen (en te bespreken) wat er nog meer onder de definitie valt in elk specifiek geval.

Service Level Agreements (SLA's) bewaken Nadat de SLA is ontworpen, geschreven en onderhandeld, moet u zorgen voor voortdurende monitoring. Dit kan het volgende omvatten:

• Rapportage over de SLA-statistieken
• Problemen oplossen
• Het uitvoeren van eventuele noodzakelijke upgrades of verbeteringen
• Taken voor contractlevenscyclusbeheer
• De SLA of statistieken bijwerken
• Actualisering van rapportagemethoden
• Verandermanagement
• Andere administratieve en controletaken