Occasioneel telewerk biedt flexibiliteit bij onvoorziene omstandigheden, terwijl structureel telewerk een vaste werkvorm is met formele afspraken en ondersteuning van de werkgever.

1. Frequentie:

   • Occasioneel telewerk is tijdelijk en ad hoc, bijvoorbeeld bij overmacht of persoonlijke redenen (zoals zorgverplichtingen of slecht weer).
   • Structureel telewerk is regelmatig en terugkerend, bijvoorbeeld als onderdeel van een hybride werkmodel.

2. Doel:

   • Occasioneel: Flexibiliteit bieden bij uitzonderlijke situaties.
   • Structureel: Efficiëntie en balans tussen werk en privé verbeteren.

3. Regelgeving:

   • Occasioneel: Geregeld via de Wet op Werkbaar en Wendbaar Werk (2017).
   • Structureel: Geregeld via CAO nr. 85, met een schriftelijke overeenkomst.

4. Apparatuur en kosten:

   • Occasioneel: Werknemer gebruikt meestal eigen apparatuur; vergoeding is niet verplicht.
   • Structureel: Werkgever voorziet apparatuur en vergoedt vaak bijkomende kosten.

5. Formaliteiten:

   • Occasioneel: Informeel of eenvoudig schriftelijk verzoek.
   • Structureel: Duidelijke afspraken in een formele overeenkomst.

Samenvatting in een tabel

Je hebt geen automatisch recht op occasioneel telewerk, maar je kunt het wel aanvragen bij overmacht of persoonlijke noodzaak. De werkgever beslist of het verzoek wordt goedgekeurd, maar moet dit redelijk beoordelen.

Voorwaarden voor occasioneel telewerk

A. Geschiktheid van het werk

Niet alle functies of taken lenen zich voor telewerk.

• Taken die geschikt zijn:
  • Administratieve werkzaamheden (bijvoorbeeld e-mails, rapportages).
  • Digitale of online taken (bijvoorbeeld klantbeheer, IT-support).
• Taken die minder geschikt zijn:
  • Werk dat fysieke aanwezigheid vereist (bijvoorbeeld productie, magazijnwerk).

De werkgever beoordeelt of de functie telewerk mogelijk maakt.

B. Geldige redenen

Je moet een geldige reden hebben om occasioneel telewerk aan te vragen. De twee hoofdcategorieën zijn:

1. Overmacht:

   • Weersomstandigheden: Sneeuw, storm, of andere extreme weersomstandigheden.
   • Openbaarvervoerproblemen: Stakingen, annuleringen, of vertragingen.
   • Noodtoestand: Bijvoorbeeld overstromingen of andere calamiteiten.
   • Andere externe factoren: Zoals technische problemen op de werkplek (stroomuitval, IT-storingen).

2. Persoonlijke redenen:

   • Zorgverplichtingen: Het zorgen voor een ziek kind, partner of familielid.
   • Kinderopvang: Onverwachte sluiting van school of crèche.
   • Medische redenen: Bijvoorbeeld een dringende medische afspraak.
   • Dringende privézaken: Het regelen van persoonlijke zaken die thuis aanwezigheid vereisen.

Ja, je werkgever kan een verzoek tot occasioneel telewerk weigeren, maar alleen op basis van redelijke en objectieve gronden. Hier zijn de belangrijkste situaties waarin een werkgever een verzoek kan afwijzen:

1. Wettelijke basis voor weigering

Volgens de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk (2017) is een werkgever niet verplicht om een verzoek voor occasioneel telewerk automatisch goed te keuren. De werkgever moet echter een gegronde reden hebben om een verzoek te weigeren.

De weigering mag niet willekeurig of discriminerend zijn, en de werkgever moet rekening houden met:

• De specifieke omstandigheden van het verzoek.
• De operationele noden van het bedrijf.

2. Gronden voor weigering

A. Ongeschiktheid van de functie voor telewerk

• Niet alle taken kunnen vanop afstand worden uitgevoerd. Voorbeelden:
  • Fysiek werk, zoals productie, logistiek, of magazijnbeheer.
  • Functies waarbij directe interactie vereist is, zoals baliepersoneel.

B. Operationele beperkingen

• Belang van aanwezigheid op de werkplek:
  • Als jouw aanwezigheid cruciaal is voor het team of de bedrijfsvoering, kan dit een reden zijn om telewerk te weigeren.
  • Bijvoorbeeld: je bent verantwoordelijk voor essentiële apparatuur of processen op de werkvloer.
• Te weinig middelen:
  • Als het bedrijf niet beschikt over voldoende technische of organisatorische middelen om telewerk mogelijk te maken (zoals VPN-toegang of IT-support).

C. Timing of organisatieproblemen

• Verstoringen in de planning:
  • Als telewerk jouw afwezigheid op de werkplek veroorzaakt op een moment dat jouw fysieke aanwezigheid noodzakelijk is.
  • Bijvoorbeeld: tijdens een geplande teamvergadering, een deadline, of een periode van drukte.

D. Onvoldoende motivatie in het verzoek

• Vage of onduidelijke reden:
  • Als je verzoek niet goed is gemotiveerd of onvoldoende informatie bevat over de noodzaak en de taken die je op afstand wilt uitvoeren.
• Geen geldige reden volgens de wet:
  • Als de situatie niet onder overmacht of persoonlijke redenen valt, zoals vereist door de wet.

E. Interne regels of afspraken

• Arbeidsreglement of CAO:
  • Als het verzoek niet voldoet aan de interne procedure die in het arbeidsreglement of de CAO is opgenomen.

De wetgeving legt geen vast maximum op voor het aantal keren dat je occasioneel telewerk mag aanvragen. Dit hangt af van de reden van je aanvraag en het beleid van je werkgever. Je moet telkens een geldige reden hebben, zoals overmacht of persoonlijke omstandigheden. Werkgevers kunnen richtlijnen opstellen over hoe vaak telewerk toegestaan is, dus het is aangeraden om het intern beleid te raadplegen.

💡 Tip: Dien je aanvraag tijdig in en motiveer waarom je telewerk nodig hebt om de kans op goedkeuring te vergroten.

Bij occasioneel telewerk is de werkgever niet wettelijk verplicht om een vergoeding te voorzien voor kosten zoals internet, elektriciteit of andere thuiswerkgerelateerde uitgaven. Dit komt omdat occasioneel telewerk een tijdelijke en uitzonderlijke regeling is, geregeld door de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk (2017).

Toch zijn er situaties waarin een vergoeding mogelijk is:

1. Geen algemene verplichting:

   • Omdat occasioneel telewerk incidenteel van aard is, gelden er geen wettelijke regels die werkgevers verplichten om een standaardvergoeding te bieden. Dit in tegenstelling tot structureel telewerk, waar vaak afspraken over vergoedingen worden gemaakt via CAO nr. 85.

2. Afhankelijk van CAO’s of interne afspraken:

   • Sommige sectoren of bedrijven hebben afspraken vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) of het arbeidsreglement waarin vergoedingen voor occasioneel telewerk geregeld zijn. Als deze afspraken bestaan, is de werkgever verplicht deze na te leven.
   • Controleer het arbeidsreglement of raadpleeg je HR-afdeling of vakbond om te achterhalen of er specifieke afspraken gelden binnen jouw organisatie.

3. Individuele afspraken:

   • Als er geen regeling is vastgelegd, kunnen werknemer en werkgever onderling overeenkomen dat bepaalde kosten vergoed worden, bijvoorbeeld voor internetgebruik, elektriciteit of het gebruik van persoonlijke apparatuur (zoals een laptop of headset). Het is belangrijk dat zulke afspraken schriftelijk worden bevestigd.

4. Kosten die noodzakelijk zijn voor het werk:

   • Als bepaalde kosten essentieel zijn om je taken te kunnen uitvoeren, kan de werkgever vrijwillig beslissen om deze kosten te vergoeden. Bijvoorbeeld: toegang tot specifieke software, een stabiele internetverbinding, of extra beveiliging zoals een VPN-verbinding.

5. Fiscale voordelen bij vergoedingen:

   • Indien een werkgever besluit een vergoeding te bieden, kan dit via belastingvrije forfaits of specifieke kostenvergoedingen. Voor structureel telewerk zijn forfaitaire thuiswerkvergoedingen gangbaarder, maar ze kunnen in bepaalde situaties ook bij occasioneel telewerk worden toegepast.

Ja, je werkgever kan eisen dat je bereikbaar bent tijdens het werk, ook wanneer je occasioneel telewerk verricht. Dit vloeit voort uit de basisprincipes van de arbeidsovereenkomst, waarin werknemers verplicht zijn om hun taken naar behoren uit te voeren en werkgevers het recht hebben om toezicht te houden op de prestaties van hun werknemers.

Afspraken over bereikbaarheid tijdens telewerk

Werkgevers en werknemers moeten vaak praktische afspraken maken over bereikbaarheid tijdens telewerk. Hierbij spelen de volgende aspecten een rol:

A. Werktijden

• Tijdens occasioneel telewerk blijven de afgesproken werktijden meestal ongewijzigd.
• De werkgever kan verlangen dat de werknemer tijdens deze uren beschikbaar is, net zoals op kantoor.

B. Communicatiemiddelen

• De werkgever kan bepalen via welke kanalen de werknemer bereikbaar moet zijn, bijvoorbeeld:
  • Telefoon.
  • E-mail.
  • Online communicatietools (bijvoorbeeld Teams, Zoom).

C. Responsiviteit

• De werkgever kan eisen dat de werknemer binnen een redelijke tijd reageert op berichten of oproepen, afhankelijk van de functie en het soort werk.

Occasioneel telewerk is bedoeld als een tijdelijke en uitzonderlijke maatregel, en daarom hoeft het niet expliciet in het arbeidscontract te worden opgenomen. Het recht om occasioneel telewerk aan te vragen bestaat al op basis van de wet en kan worden aangevuld door:

• Het arbeidsreglement: Hierin kan de procedure voor occasioneel telewerk worden vastgelegd.
• Een CAO: Collectieve Arbeidsovereenkomsten kunnen specifieke afspraken bevatten over occasioneel telewerk.

Hoewel het niet verplicht is, kan occasioneel telewerk wel in het arbeidscontract worden opgenomen als:

• Het frequent voorkomt: Bijvoorbeeld als een werknemer regelmatig gebruikmaakt van occasioneel telewerk, kan dit in een bijlage of addendum worden opgenomen.
• De functie dit vereist: In functies waarin telewerk structureel mogelijk is, kan een vermelding van telewerk als optie nuttig zijn.

Duidelijke richtlijnen voor occasioneel telewerk leg je vast in een beleid telewerk

1. Definieer occasioneel telewerk

Beschrijf kort wat occasioneel telewerk inhoudt, bijvoorbeeld:
“Een tijdelijke werkregeling waarbij een werknemer vanwege overmacht of persoonlijke redenen op afstand werkt, zoals geregeld in de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk (2017).”

2. Toepasselijke situaties

Benoem wanneer telewerk kan worden aangevraagd:

• Overmacht: Slecht weer, uitval van openbaar vervoer, noodsituaties.
• Persoonlijke redenen: Zorg voor een ziek familielid, kinderopvangproblemen, dringende privézaken.

3. Aanvraagprocedure

Leg vast hoe werknemers een verzoek indienen:

• Schriftelijk (bijvoorbeeld per e-mail) met reden, periode, bereikbaarheid en uit te voeren taken.
• Zo snel mogelijk bij overmacht of minimaal 1 werkdag van tevoren bij persoonlijke redenen.

4. Bereikbaarheid en werktijden

• Werknemers blijven bereikbaar tijdens reguliere werktijden via telefoon, e-mail of tools zoals Teams.
• De werkgever kan een redelijke reactietijd eisen.

5. Taken en verantwoordelijkheden

• Geef aan welke taken geschikt zijn voor telewerk (zoals administratieve of digitale taken).
• Werknemers blijven verantwoordelijk voor tijdige en correcte uitvoering.

6. Apparatuur en kosten

• Werknemers gebruiken eigen apparatuur tenzij anders afgesproken.
• Vergoedingen voor internet of elektriciteit zijn niet verplicht, tenzij dit in een CAO of arbeidsreglement is opgenomen.

7. Grenzen en weigering

• Benoem functies die niet geschikt zijn voor telewerk (zoals productiewerk).
• Geef aan dat de werkgever een verzoek kan weigeren om operationele of organisatorische redenen, met redelijke motivering.

Communicatie: Publiceer de richtlijnen in het arbeidsreglement of op het intranet en bespreek ze tijdens teamvergaderingen.

Occasioneel telewerk biedt flexibiliteit, maar brengt ook risico’s met zich mee op het gebied van productiviteit, gegevensbeveiliging en werk-privébalans. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste risico’s en hoe je deze als werkgever kunt beperken:

1. Verminderde productiviteit

Risico:

• Werknemers kunnen afgeleid raken door huishoudelijke of persoonlijke verplichtingen.
• Gebrek aan direct toezicht kan leiden tot minder effectieve werkprestaties.

Hoe beperken?

• Duidelijke verwachtingen:
  • Stel meetbare doelen en taken vast voor de telewerkdag.
• Regelmatige communicatie:
  • Plan check-ins via telefoon of videoconferentie om voortgang te bespreken.
• Bereikbaarheid:
  • Stel richtlijnen op over beschikbaarheid en reactietijden.

2. Gegevensbeveiliging

Risico:

• Vertrouwelijke bedrijfsgegevens kunnen via onbeveiligde netwerken worden gedeeld.
• Risico op datalekken door verlies van apparaten of cyberaanvallen.

Hoe beperken?

• Veiligheidsrichtlijnen:
  • Verplicht het gebruik van beveiligde verbindingen (VPN) en complexe wachtwoorden.
• Toegang tot systemen:
  • Geef alleen toegang tot bedrijfsgegevens op ‘need-to-know’-basis.
• Bewustwording:
  • Train werknemers in veilig omgaan met gegevens en phishing-risico’s.

3. Juridische en arbeidsrechtelijke risico’s

Risico:

• Onduidelijkheid over rechten en plichten bij telewerk kan leiden tot conflicten.
• Mogelijke klachten over ongelijke behandeling als telewerk niet consistent wordt toegestaan.

Hoe beperken?

• Richtlijnen vastleggen:
  • Zorg voor een duidelijke en transparante telewerkpolicy (bijvoorbeeld in het arbeidsreglement).
• Gelijke behandeling:
  • Bied telewerkmogelijkheden aan op basis van objectieve criteria.
• Overleg:
  • Bespreek telewerkafspraken en leg deze schriftelijk vast.

4. Verminderde betrokkenheid

Risico:

• Werknemers voelen zich minder verbonden met collega’s of het team.
• Gebrek aan informele interactie kan de samenwerking beïnvloeden.

Hoe beperken?

• Virtuele bijeenkomsten:
  • Organiseer online teamvergaderingen of check-ins.
• Teamgevoel behouden:
  • Stimuleer informele gesprekken via chattools (zoals Slack of Teams).
• Balans:
  • Beperk telewerk tot incidentele gevallen om persoonlijke interactie op kantoor te behouden.

5. Slechte ergonomie en welzijn

Risico:

• Werknemers beschikken mogelijk niet over een ergonomische werkplek thuis, wat kan leiden tot gezondheidsklachten.
• Onbalans tussen werk en privé kan stress veroorzaken.

Hoe beperken?

• Ergonomische richtlijnen:
  • Voorzie tips over een goede werkhouding en een veilige werkplek.
• Werkuren respecteren:
  • Stel duidelijke werktijden vast en respecteer het recht op onbereikbaarheid.
• Gezondheidsbewustzijn:
  • Moedig pauzes en beweging aan tijdens de werkdag.

6. Kosten en onduidelijkheid over vergoedingen

Risico:

• Werknemers kunnen ontevreden zijn als er geen duidelijkheid is over vergoedingen voor internet, elektriciteit of apparatuur.

Hoe beperken?

• Transparantie:
  • Maak duidelijk wat wel en niet wordt vergoed in de telewerkpolicy.
• Overeenstemming:
  • Bespreek en leg schriftelijk vast welke kosten de werkgever al dan niet vergoedt
    .

7. Onbeheersbare telewerkcultuur

Risico:

• Als occasioneel telewerk te vaak voorkomt, kan dit leiden tot een verwatering van de werkcultuur of organisatorische chaos.

Hoe beperken?

• Beperk occasioneel telewerk:
  • Bepaal duidelijke criteria en limieten voor wanneer telewerk is toegestaan.
• Monitor gebruik:
  • Houd bij hoe vaak werknemers telewerk aanvragen en bespreek afwijkingen.
• Balans bewaken:
  • Bevorder fysieke aanwezigheid op kantoor als de norm.

Conclusie

Occasioneel telewerk kan flexibel en voordelig zijn, maar werkgevers moeten risico’s goed beheersen door:

1. Heldere richtlijnen op te stellen.
2. Veiligheids- en communicatiemaatregelen te implementeren.
3. De balans tussen werk en privé te respecteren.

Een goed doordachte aanpak maakt telewerk een waardevol hulpmiddel, zonder de operationele continuïteit of welzijn van werknemers in gevaar te brengen.

Als Easylegal lid krijgt u toegang tot een databank welke maandelijks nieuwe documenten en overeenkomsten worden toegevoegd. Met uw lidmaatschap krijgt u toegang tot al deze juridische documenten. 

Ja. Als met een lidmaatschap heeft u niet alleen toegang tot alle overeenkomsten en brieven uit de webshop maar kan u ook gebruik maken van de vele checklists en organagrammen die niet als los document kunnen aangekocht worden.

Zeker wel! Het Easylegal team bestaat ook uit juristen met elk hun expertise. Afhankelijk van uw noden, wordt er een aparte offerte opgesteld, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Voor een overeenkomst of juridisch document kan u ons best bellen en maken we graag tijd voor u vrij.

Uiteraard! Bestaande contracten en overeenkomsten kunnen ook door één van onze juristen worden nagelezen. Dit zit niet vervat in het lidmaatschap, maar wees ook gerust. Ook hier hebben we gunstige tarieven voor u klaar. Neem met ons contact op en we antwoorden u met een gepaste offerte.